Правильность заполнения журнала инструктажа на рабочем месте

У нас тоже слегка путаница с этими журналами инструктажей, особенно оформлением. Больше всего из-за того, что инструктаж раз в квартал, наверное. А люди бывают в отпусках как раз до трех месяцев. Допустим они провели повторный 1 июля, на тот момент Иванова был в отпуске. Но он когда выходи из отпуска, он расписывается в той графе от 1 июля, когда его не было на РМ. Это ведь неправильно? Я прошу сделать повторный по выходу из отпуска, НО по выходу из отпуска мы проводим еще и внеплановый, т.к. отсутствовал на РМ более месяца (вредные условия труда). Получается, почти в один день или разницей в неделю-две делаем и внеплановый и повторный? Или повторный можно пропустить до следующего квартала. Начальники ругаются, почему надо повторный , если уже сделали внеплановый.
Да и по периодичности инструктажей: необходимо не менее 1 раза в полугодие. Я могу по приказу изменить периодичность до полугода, но не было ли дополнительных требований к проведению инструктажей водительского состава, работ повышенной опасности и на ОПО? Не могу найти источник (НПА), на основании которого у нас начали делать инструктаж 1 раз в 3 месяц. Очень хотелось бы провести 1 раз в полугодие, не нарушим другие НПА.