Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ
СТАНДАРТОВ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ

ISO 22310: 2006
Information and documentation - Guidelines for standards drafters records
management requirements in standards

Предисловие

Цели и принципы стандартизациив Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ«О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартовРоссийской Федерации - ГОСТ Р1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»

Сведения о стандарте

1 ПОДГОТОВЛЕНГосударственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтомдокументоведения и архивного дела «ВНИИДАД» на основе аутентичного перевода нарусский язык международного стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕНТехническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация,библиотечное и издательское дело»

3 УТВЕРЖДЕН ИВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированиюи метрологии от 15 декабря 2009 г. № 1260-ст

4 Настоящийстандарт идентичен международному стандарту ИСО 22310:2006 «Информация и документация.Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» (ISO 22310: 2006 «Information anddocumentation - Guidelines for standards drafters records managementrequirements in standards», IDT)

При применении настоящегостандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартовсоответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения окоторых приведены в дополнительном приложенииДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Информация об изменениях к настоящему стандартупубликуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальныестандарты», а текст изменений и правок - в ежемесячно издаваемых информационныхуказателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отменынастоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано вежемесячно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты».Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также винформационной системе общего пользования - на официальном сайте Федеральногоагентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Все большее числостандартов содержит требования, касающиеся создания, использования и управлениядокументами. Поэтому важно, чтобы новые стандарты являлись дополнениямистандартов ИСО 15489-1:2001 и ИСО/ТО 15489-2:2001 для того, чтобы документы,разрабатываемые на основании их требований, оставались последовательными,аутентичными и единообразными.

В стандартах ИСО ТК 46/ПК11 говорится о необходимости обеспечения взаимодействия международныхстандартов. Поэтому настоящий стандарт о требованиях к управлениюдокументацией, устанавливаемых в стандартах ИСО, разрабатывался какдополнительное руководство к Директивам ИСО/МЭК.

Цель настоящего стандарта- содействие специалистам, разрабатывающим новые либо корректирующим устаревшиетребования к управлению документами, заложенные в стандартах, а такжеобеспечивающим соответствие этих требований вышеупомянутым критериямпоследовательности и функциональной совместимости.

Следование настоящим руководящимпринципам предполагает включение в стандарты ИСО/МЭК по управлению документамидополнительных требований, разработанных на основании общих требований,представленных в ИСО 15489.

Применение настоящихруководящих принципов обеспечит взаимодействие вышеназванных стандартов исоответствие им других стандартов по управлению документами и системами с цельюих совместного использования заинтересованными организациями.

Технические комитеты ИСО,ответственные за разработку общих требований к управлению документами встандартах, отвечают за обеспечение целостности своих стандартов. Этитехнические комитеты проводят отраслевую политику и обеспечивают дальнейшееруководство в области развития стандартов для каждой отрасли. Такое руководствоявляется дополнением к руководящим указаниям настоящего стандарта.

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Дата введения - 2010-07-01

1 Область применения

Настоящий стандартобъединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1,ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты,регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделеныразличные элементы требований, которые следует рассматривать как компонентырасширенной структуры управления документацией.

Содержащиеся в настоящемстандарте указания дополняют правила выполнения технической работы иметодологию разработки международных стандартов, установленные ДирективамиИСО/МЭК.

Настоящий стандартпредназначен для использования всеми организациями ИСО, участвующими вразработке проблем управления документами или требований к документации встандартах. Он также может использоваться организациями, не входящими в составИСО, но применяющими стандарты ИСО на международном, региональном илинациональном уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/илисоответствующих документов, устанавливающих требования к управлениюдокументами.

Примечание - Значение термина«стандарт» в настоящем стандарте охватывает целый ряд документов разных видов,а именно: международные стандарты, руководящие принципы ИСО/МЭК, техническиеспецификации, технические отчеты, общественно доступные спецификации имеждународные рабочие соглашения, если не указывается конкретный вид документа.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандартеиспользованы датированные и недатированные ссылки на международные стандарты.При датированных ссылках последующие редакции международных стандартов илиизменений к ним действительны для настоящего стандарта только после внесенияизменений к настоящему стандарту или путем подготовки новой редакции настоящегостандарта. Для недатированных ссылок действительно последнее издание стандарта,на который была произведена ссылка, включая поправки.

ИСО 15489-1:2001Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования (ISO 15489-1:2001, Information anddocumentation - Records management - Part 1: General)

ИСО/ТО 15489-2:2004 Информацияи документация. Управление документами. Часть 2. Руководящие принципы (ISO/TR 15489-2, Information and documentation- Records management - Part 2: Guidelines)

ИСО 23081-1 Информация идокументация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы (ISO 23081-1, Information and documentation -Records management processes - Metadata for records - Part 1: Principles)

ИСО/МЭК Руководство 2.Стандартизация и смежные виды деятельности. Общий словарь(ISO/IEC Guide 2, Standardization and related activities - General vocabulary)

МЭК 82045-1 Управлениедокументами. Часть 1. Принципы иметоды (IEC 82045-1,Document management - Part 1: Principles and methods)

ИСО/МЭК Директивы, Часть2. Правила для структурирования и проектирования международных стандартов(ISO/IEC Directives, Part 2, Rules for the structure and drafting ofInternational Standards)

3 Термины и определения

В настоящем стандартеприменены термины, данные в Руководстве 2 ИСО/МЭК и ИСО 15489-1.

4 Общие принципы

4.1 Типовые требования, устанавливаемые в другихстандартах в соответствии с ИСО 15489

Типовые требования,установленные в ИСО 15489, включают в себя:

- требования к созданиюдокументов (правила документирования) - требования, определяющие, какие конкретныедокументы должны быть созданы в процессе деятельности и введены в системудокументов, а также информацию, содержащуюся в этих документах, и данные,которые необходимо собрать об этих документах (метаданные об управлениидокументами);

- требования к хранениюдокументов - требования, устанавливающие, как долго должны храниться документы,и каким образом их следует передавать сторонним организациям, а также какорганизовать их уничтожения;

- требования к доступу кдокументам - требования, устанавливающие, кому разрешен доступ к документам икак регулируются права доступа;

- требования кобеспечению сохранности документов - требования, определяющие условия доступа ииспользования документов;

- требования к системам,предназначенным для создания и хранения документов;

- инструменты илипроцедуры управления документами - средства типа схем метаданных, схемклассификации, касающихся безопасности и доступа, а также соответствующиеорганы.

4.2Дополнительные требования

Дополнительные требованиявключают в себя:

- целесообразность -специальные требования к управлению документами, которые могут быть разработанытолько тогда, когда в этом есть необходимость и когда ссылка на ИСО 15489является недостаточной;

- совместимость, котораядолжна быть обеспечена в полном объеме в соответствии с ИСО 15489

5 Руководство по разработке и структуре требованийк управлению документами, устанавливаемых в стандартах

5.1 Общие положения

Большинство руководящихуказаний, представленных в данном подразделе, являются дополнением к правилам,данным в Директивах ИСО/МЭК Часть 2, которые содержат требования к структуре ипроектированию (порядку создания) международных стандартов.

В процессе разработкинового стандарта следует учитывать совместимость и легкость использованияданного дополнения со стандартами ИСО 15489 и ИСО/МЭК 82045-1, включаяследующие аспекты:

- термины и определения;

- согласованные общиеэлементы;

- использованиесогласованной общей структуры с разделами, на которые следует ссылаться;

- ясность изложения (как текста,так и оформления);

- отсутствие повторений ипротиворечий.

Разработка и пересмотрвсех требований к управлению документами в стандартах должны следовать согласнопроцессам, описанным в 5.3.В организациях, где проект документа уже принят и обнародован, следуетустановить области применения рекомендаций 5.3и 4.2, основываясь назавершенности документа.

Во всех требованиях куправлению документами следует использовать единую терминологию для удобства ихиспользования. По возможности в требованиях к управлению документацией следуетиспользовать общие элементы (см. 5.3.3.).

5.2 Специфические отраслевые требования

5.2.1 Общие положения

Там, где предложенныетребования к управлению документами касаются какой-либо конкретной областиприменения (отрасли), нижеследующие положения применяют как дополнение круководству, данному в 5.3и 4.2.

5.2.2 Требования куправлению документами, касающиеся конкретной области применения (отрасли)

a) Должны быть совместимыи согласованы с общими требованиям к управлению документами.

b) Должна быть ясноопределена специфика этих требований и их отношения с общими требованиями куправлению документами (например, дополнительные требования, касающиесяопределенной отрасли, пояснения или и то и другое совместно).

c) Должна быть всегдачетко обозначена специфика информации, касающаяся конкретной области применения(например, с использованием различных типографских стилей)

5.2.3 Спецификацияразработки (техническое задание)

В случае разработкитребований к управлению документами (ИСО 15489-1 п. 3.16), следует указатьссылку на стандарт ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2 (в дальнейшем обозначенный какИСО 15489). В случаях наличия требований, касающихся конкретной областиприменения (отрасли), они должны быть добавлены к основным в соответствии срекомендуемой структурой, описанной в настоящем стандарте.

5.2.4 Работа с отступлениями

Любое отступление отспецификации проекта должно быть подтверждено комитетом, разрабатывающимстандарт и задокументировано для предоставления техническому комитетувозможности обосновать эти отступления в ИСО. Кроме того, следует установитьсоответствующие процедуры для внесения этих изменений. За это отвечаеттехнический комитет, работающий со стандартами.

5.3Модель управления документами, структура и общие элементы

5.3.1 Общие положения

Рекомендуется, чтобы втребованиях к управлению документами для различных целей применяласьсогласованная терминология и идентифицированный набор общих элементов. Этопозволит организациям осуществить внедрение стандартов на единойметодологической основе.

Совместимость требованийи удобство их использования могут быть повышены путем унификации стандартов.Следует согласовывать такие аспекты, как структура стандарта, количество общихэлементов, а также их содержание и используемую терминологию.

5.3.2 Соответствие модели иструктуре ИСО 15489

Общая структуратребований к управлению документами должна быть основана на признанной модели илогической систематизации требований в соответствии с этой моделью.

Выбранная модель должнавключать основные принципы, применяемые к ИСО 15489 с целью содействия:

a) пользователям впонимании этих принципов и применении систем управления документами;

b) разработчикамстандартов в построении последовательной и логической структуры.

Существующие модели требованийк управлению документами развиваются, и в будущем могут появиться новые модели.Технические комитеты ИСО, разрабатывающие требования к управлению документами встандартах, и те, кто собирается использовать другую модель, должныгарантировать ее совместимость со стандартом ИСО 15489 и стандартами,разработанными другими техническими комитетами.

Примечание - Примеры использованияэтих моделей приведены в ИСО 15489.

5.3.3 Общиеэлементы

Если технический комитет,разрабатывающий проект требований к управлению документами, выбирает наборэлементов, который значительно отличается от приведенного в таблице 1, то вэтом случае следует ему включать в свои документы таблицы перекрестных ссылок кдругим стандартам.

При формировании типовыхэлементов требований к управлению документами следует использовать те же самыеформулировки, если подразумевается то же самое значение. Такую систематизациюэлементов рекомендуется прилагать к проекту стандарта для удобства егоиспользования, а также для совместного применения этого стандарта и стандартаИСО 15489.

6 Типовые элементы требований к управлениюдокументами

Цель применения системуправления документами так же, как и детали различных аспектов, представлены вИСО 15489

Таблица 1 - Типовые элементы требований к управлению документами

ПриложениеДА
(обязательное)
Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов ссылочным национальнымстандартам Российской Федерации

Таблица ДА.1

Ключевые слова: документ,управление документами, система управления документами, разработка требований куправлению документами, типовые требования к управлению документами,специфические требования к управлению документами, требования к созданиюдокументов, требования к хранению документов, требования к доступу, требованияк обеспечению сохранности документов, требования к системам управлениядокументами