УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМАОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-97

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

Предисловие

1. РАЗРАБОТАНВсероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивногодела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ПРЕДСТАВЛЕН Федеральной архивной службойРоссии.

ВНЕСЕННаучно-техническим управлением Госстандарта России.

2. ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕПостановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273.

3. ВВЕДЕНВПЕРВЫЕ.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Дата введения 1998-07-01

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ.

Настоящийстандарт распространяется на организационно-распорядительные документы,относящиеся к Унифицированной системой организационно-распорядительнойдокументации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения,протоколы, акты, письма и др. (далее документы), включенные в Общероссийскийклассификатор управленческой деятельности (ОКУД) (класс 0200000) и используемыев деятельности:

- федеральныхорганов государственной власти, органов государственной власти субъектовРоссийской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду срусским языком в качестве государственного национальный язык, органов местногосамоуправления;

-предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности иорганизационно-правовой формы.

Настоящийстандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлениюреквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требованияк изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РоссийскойФедерации.

Схемырасположения реквизитов приведены в приложении А; образцы бланков документов -в приложении Б.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

2. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

2.1. Приподготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 -Государственный герб Российской Федерации;

02 - гербсубъекта Российской Федерации;

03 - эмблемаорганизации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - кодорганизации;

05 - кодформы документа;

06 -наименование организации;

07 -справочные данные об организации;

08-наименование вида документа;

09 - датадокумента;

10 -регистрационный номер документа;

11 - ссылкана регистрационный номер и дату документа;

12 - местосоставления или издания документа;

13 - грифограничения доступа к документу;

14- адресат;

15 - грифутверждения документа;

16 -резолюция;

17 -заголовок к тексту;

18 - отметкао контроле;

19 - текстдокумента;

20 - отметкао наличии приложения;

21 - подпись;

22 - грифсогласования документа;

23 - визысогласования документа;

24 - печать;

25 - отметкао заверении копии;

26 - отметкаоб исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа инаправлении его в дело;

28 - отметкао поступлении документа в организацию;

29 -идентификатор электронной копии документа.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

2.2. Исключен,Изм. № 1

2.3. Исключен,Изм. № 1

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

3.1.Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов всоответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

3.2. Гербсубъекта Российской Федерации помешают на бланках документов в соответствии справовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблемуорганизации или товарный знак (знак обслуживания) помешают на бланкахорганизаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему невоспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъектаРоссийской Федерации.

3.4. Кодорганизации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий иорганизаций (ОКПО).

3.5. Кодформы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческойдокументации (ОКУД).

3.6.Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствоватьнаименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наднаименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полноенаименование вышестоящей организации.

Наименованияорганизаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком вкачестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русскоми национальном.

Сокращенноенаименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено вучредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)помещают ниже полного.

Наименованиена иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе(положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниженаименования на русском языке.

Наименованиефилиала, территориального отделения, представительства, структурногополразделения организации указывают в том случае, если оно является авторомдокумента, и располагают ниже наименования организации.

Авторомдокумента может быть должностное лицо, представляющее организацию.

3.7.Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов идругие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов вбанке, адрес электронной почты и др.).

3.8.Наименование вида документа, составленного или изданного организацией,регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствоватьвидам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

В письменаименование вида документа не указывают.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

3.9. Датойдокумента является дата его подписания или утверждения, для протокола - датазаседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документаявляются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняядата подписания.

Датудокумента оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: деньмесяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр,разделенными точкой; год - четырмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января2000 г. следует оформлять 05.01.2000.

Допускаетсясловесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а такжеоформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца,например: 2000.01.05.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

3.10.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, которыйможно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел,информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационныйномер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоитиз регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемыхчерез косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.11. Ссылкана регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и датудокумента, на который дается ответ.

3.12. Местосоставления или издания документа указывают в том случае, если затруднено егоопределение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные оборганизации». Место составления или издания указывают с учетом принятогоадминистративно-территориального деления, и оно включает только общепринятыесокращения.

3.13. Грифограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляютбез кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными,предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственнойтайне и конфиденциальной информации.

3.14. Вкачестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,должностные или физические лица. При адресовании документа должностному илифизическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организациии ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например(здесь и далее по тексту стандарта и в приложении В примеры наименованияорганизаций, их справочные данные и др. являются условными):

                                                                         МинюстРоссии

                                                             Управлениесистематизации

                                                             законодательства

Должностьлица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                                                                                АОЗТ«Болшевский текстиль»

                                                                         Бухгалтерия

                                                                                Старшемуэкономисту

                                                                                А.С.Николаеву

                                                                                или

                                                                                ПрезидентуАОЗТ

                                                                                «Ломоносовскийфарфоровый завод»

                                                                                В.И.Петрову

Если документотправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурныхподразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                                                Администрациирайонов

                                                                                Московскойобласти

В составреквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементыпочтового адреса указывают в последовательности, установленной правиламиоказания услуг почтовой связи.

Допускаетсяцентрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длиннойстроке. Например:

Председателю садового товарищества

«Можайские дали»

В.А. Бунееву

Документ недолжен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим,четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляютсписок рассылки документа.

Если письмоадресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес,например;

                                                                                Всероссийскийнаучно-исследова­

                                                                                тельскийинститут документоведения

                                                                                иархивного дела

                                                                                101000,Москва, Центр,

                                                                                Милютинскийпер., д. 7а

Приадресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилиюи инициалы получателя, например:

                                                                                301264,Тульская обл.,

                                                                                Киреевскийр-н, г. Липки,

                                                                                ул.Садовая, д. 5, кв. 12

                                                                                И.П. Калинину

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

3.15.Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специальноиздаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом грифутверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименованиядолжности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и датыутверждения, например:

                                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                                                Генеральныйдиректор

                                                                                АОЗТ«Болшевский текстиль»

                                                                                Личнаяподпись И. В. Сергеев

                                                                                12.09.2000

Допускается вреквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самойдлинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Болшевский текстиль»

Личная подпись И. В. Сергеев

12.09.2000

Приутверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают наодном уровне.

Приутверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом грифутверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.Например:

                                                                                УТВЕРЖДЕН

                                                                                Решениемобщего собрания

                                                                                акционеровот 15.08.2000 № 14

                                                                                или

                                                                                УТВЕРЖДЕНО

                                                                                ПриказомПредседателя

                                                                                Правлениябанка

                                                                                от01.02.2000 № 82

Грифутверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

3.16.Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включаетфамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату,например:

                                                                                А.В. Зайцевой

                                                                                П.С. Никитину

                                                                                Прошуподготовить проект

                                                                                генеральногосоглашения

                                                                                сфирмой «ХИТЭК» к 21.12.2000

                                                                                Личнаяподпись

                                                                                05.11.2000

Допускаетсяоформление резолюции на отдельном листе.

3.17.Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуетсяс наименованием вида документа.

Заголовокможет отвечать на вопросы:

о чем (оком)?, например:

Приказ осоздании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,например:

Должностнаяинструкция секретаря-референта.

К текстудокументов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

3.18. Отметкао контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которуюобозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.19. Текстдокумента составляют на русском или национальном языке в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации огосударственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке принаправлении их:

- вфедеральные органы государственной власти, органы государственной властисубъектов Российской Федерации;

- напредприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данногосубъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектовРоссийской Федерации.

Текстыдокументов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в видесоединения этих структур.

Присоставлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемогообъекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже илисловосочетанием с глаголом второго лица множественного чиста настоящего илипрошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.).Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиямипризнаков.

Графы истроки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф истрок должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чемна одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующихстраницах печатаются только номера этих граф.

Связанныйтекст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины,основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения,выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать однузаключительную часть (например приказы - распорядительную часть безконстатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладныезаписки - оценку фактов, выводы).

В текстедокумента, подготовленного на основании документов других организаций или ранееизданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа,наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационныйномер документа, заголовок к тексту.

Если текстсодержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать наразделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Враспорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций,действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованныхруководству организации, изложение текста должно идти от первого лицаединственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Враспорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьеголица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместныхраспорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа(«приказываем», «решили»).

Текстпротокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали»,«выступили», «постановили»).

В документах,устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лицаединственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в составобъединения входят», «комиссия установила»).

В письмахиспользуют следующие формы изложения:

- от первоголица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»),

- от первоголица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьеголица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считаетвозможным»),

3.20. Отметкуо наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение:на 5 л. в 2 экз.

Если документимеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количестволистов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,например:

Приложение:1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правилаподготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7л. в 2 экз.

Еслиприложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложениик распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут«Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты ирегистрационного номера, например:

                                                                                Приложение2

                                                                                кприказу директора Института

                                                                                от15.06.2000 № 319

Если кдокументу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку оналичии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:письмо Росархива от 14.06.2000 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Еслиприложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о егоналичии оформляют следующим образом:

Приложение:на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Допускаетсявыражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать этовыражение, наименование документа, его дату и регистрационный номеротносительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

15.06.2000 № 19

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

3.21. Всостав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшегодокумент (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное- на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи(инициалы, фамилия), например:

или:

При оформлениидокумента на бланке должностного лица должность этого лица в подписи неуказывают.

Допускается в реквизите «Подпись»центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительносамой длинной строки. Например:

Исполнительныйдиректор

ЗАО «Партнер»                                    Личнаяподпись                       Н.А. Федоров

Приподписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаютодну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,например:

При подписании документа несколькими лицамиравных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией,указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составекомиссии в соответствии с распределением, например:

Документ можетбыть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием егофактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За»,надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

3.22. Грифсогласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица. с которымсогласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи,расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

РекторФинансовой академии

приПравительстве Российской Федерации

Личнаяподпись А. Г. Грязнова

23.04.2000

Еслисогласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляютпо следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

ПисьмоРоссийской академии

медицинскихнаук

от 30.10.2000№ 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протоколзаседания

Правлениястраховой

компании«Планета»

от 21.06.2000№ 10

3.23.Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должностьвизирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и датуподписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись          А.С.Орлов

25.01.2000

При наличиизамечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись          А.С.Орлов

25.01.2000

Замечанияизлагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Длядокумента, подлинник которого остается в организации, визы проставляются внижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Длядокумента, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются внижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможнооформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается,по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

3.24. Печатьзаверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренныхспециальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,связанные с финансовыми средствами.

Документызаверяют печатью организации.

3.25. Призаверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию;личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения,например:

Подпись

Верно

Инспекторотдела кадров            Личная подпись        М.В. Колосков

07.06.2000

Допускаетсякопию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.26. Отметкаоб исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителядокумента и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевойили оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

3.27. Отметка обисполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылкуна дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или приотсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»;номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка обисполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана идатирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения,в котором исполнен документ.

3.28. Отметкао поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и датупоступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускаетсяотметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.29.Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул),проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащаянаименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные,устанавливаемые в организации.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

4. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.

4.1 Документыизготавливают на бланках.

Устанавливаютсядва основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использованиебланков форматов A3 и А6 по ГОСТ 9327.

Каждый листдокумента, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля неменее, мм:

20 - левое;

10 - правое;

15 - верхнее;

20 - нижнее.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

4.2. Бланкидокументов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средствоперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительнойтехники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключениесоставляют бланки организаций с изображением Государственного герба РоссийскойФедерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовлениякоторых приведен в разделе 5.

4.3. Бланкидокументов проектируют в соответствии с приложением А. Сплошными линиямиобозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром -переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4.Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой ипродольный.

4.5.Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06допускается располагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07, 08, 12, ограничительные, отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределахграниц зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

-центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границзоны расположения реквизитов);

- флатовым(каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположенияреквизитов).

4.6. Дляорганизации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаютследующие виды бланков документов:

- общийбланк;

- бланкписьма;

- бланкконкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланкиспользуют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланкиструктурного подразделения организации или должностного лица проектируют в томслучае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют правоподписи.

4.7. Общийбланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты01. 02, 03, 06.

Бланк письмав зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02. 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхнихграниц зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12; 14, 15, 16; 17; 18; 19.

Бланкконкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительныхдокументов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12,ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12;17; 18.

4.8. Набланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русскимязыком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольногобланка.

4.9.Допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощипечатающих устройств средств вычислительной техники.

Отдельныевнутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускаетсяписать от руки (заявление, объяснительная записка и т. п.).

4.10. Приизготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницыдолжны быть пронумерованы.

Номерастраниц проставляют посередине верхнего поля листа.

4.11.Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ СВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ГЕРБОВ СУБЪЕКТОВРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

5.1. Бланкидокументов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации игербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являютсяполиграфической продукцией, подлежащей учету.

5.2. Гербовыебланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия,имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличиитехнических и технологических возможностей для изготовления указанного видапродукции на должном качественном уровне.

5.3.Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственнойвласти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций),определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации,соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5.4 Гербовыебланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способомили нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этихномеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков врегистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используютсяследующие реквизиты:

припоступлении бланков:

-наименование вида гербового бланка;

- датапоступления;

- номерсопроводительного документа;

-наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- количествоэкземпляров;

- серия иномера гербовых бланков;

при выдачебланков:

-наименование вида гербового бланка;

- количествоэкземпляров;

- серия иномера гербовых бланков;

-наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалыдолжностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка вполучении;

- примечание(отметка об уничтожении и т. д.).

5.5. Гербовыебланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5.6.Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой вучетно-регистрационной форме.

5.7. Контрольза изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают наподразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица,персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков,назначаются распорядительным документом руководителя организации.

5.8.Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

5.9. Проверкуналичия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в годкомиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. Опроведенных проверках делают отметки в учетно- регистрационных формах послепоследней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете,хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебноерасследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведенияруководителя организации.

5.10.Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организациидокументов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условиизаверения каждой копии документа печатью организации.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ.

Рисунок А.1. - Расположение реквизитов и границы зонна формате А4 углового бланка.

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон наформате А4 продольного бланка.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ.

Рисунок Б. 1 - Образец общего бланка организации.

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письмаорганизации.

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письмаорганизации.

Рисунок Б.4 - Образец продольного бланка письмаструктурного подразделения организации.

Рисунок Б.5 - Образец продольного бланка письмадолжностного лица.

Рисунок В.6 - Образец бланкаконкретного вида документа организации.