ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯИЗМЕНЕНИЙ

ГОСТ 2.503-90
(СТ СЭВ 1631-79, СТ СЭВ 4405-83)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙКОМИТЕТ СССР ПО УПРАВЛЕНИЮ
КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ

Москва

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Единая система конструкторской документации ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ Unified system of design documentation. Rules of making modifications

ГОСТ 2.503-90 (CT СЭВ 1631-79, CT СЭВ 4405-83)

Дата введения 01.01.91

Настоящий стандарт устанавливает правилавнесения изменений в конструкторские, технологические¹ и программные документы(далее - документы).

¹ Настоящий стандарт распространяется на технологические документы, разработанные в соответствии с Единой системой технологической документации (ЕСТД).

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Под изменением документа понимается любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ.

1.2. Изменения вдокументы вносят в случае, если они ненарушают взаимозаменяемость изделия c изделиями,изготовленными ранее^*2.

² Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты, к которым даныкомментарии вприложении 1.

1.3. Любое изменение в документе, вызывающее какие-либоизменения в других документах, должноодновременно сопровождаться внесениемсоответствующих изменений во всевзаимосвязанные документы.

1.4. Если изменяемыйдокумент на изделие³ входит в состав документов других изделий, то должна быть обеспечена возможностьвнесения изменений в документы всех изделий,указанных в карточках учета документов по ГОСТ 2.501 или в карточке учета применяемостидокументов по ГОСТ 3.1201 . Если хотя бы для одного изделияизменение документаокажется неприемлемым, то на изменяемое изделие должен быть выпущен новый документ с новым обозначением*.

³ Под изделием в настоящем стандарте понимается любаяпродукция, изготавливаемая по конструкторской,технологической и программной документации.

1.5. Изменение документов на всех стадиях жизненного циклаизделия вносят на основании извещения об изменении (ИИ) (приложение 2).

Информацию обизменении документа указывают в основной надписи этого документа и (или) в листе регистрации изменений (приложение 3).

Допускаетсявносить изменения в конструкторские документы опытного образца (опытнойпартии), изделий единичного и вспомогательного производства, а также технологические документы, разрабатываемые настадиях «предварительный проект» и «опытныйобразец (опытная партия)» и изделий единичного ивспомогательного производства без выпуска ИИ на основании журнала изменений (приложение 2) приусловии изготовления изделия только на одном предприятии. Использование журнала изменений для изделий,разрабатываемых по заказу Министерства обороны, производится по согласованию с заказчиком¹ (представительством заказчика).

¹ Под заказчиком подразумеваютсяуправления Министерства обороны, по заказам которого ведется разработкадокументации и производство изделий или позаказам которого поставляются изделия народно-хозяйственного назначения.

Допускается невносить в документы изделий народнохозяйственного назначенияизменения, связанные с изменением стандартов итехнических условий на материалы и изделия,когда в измененном стандарте (технических условиях) сохраняется применяемая марка (сортамент) и условное обозначениематериала (изделия), зоновая характеристика качества и параметры, определяющие еговзаимозаменяемость, соответствуют требованиям данного документа, до переиздания документов (выпускановых подлинников) или до передачи подлинников другому предприятию*.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

1.6. ВыпускатьИИ и вносить изменения в подлинники,изменяемых документов имеет право только организация - держатель подлинниковэтих документов.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

1.7. Изложенныев извещении указания обязательны для всех подразделений предприятия, выпустившего извещение, а также предприятий,применяющих изменяемую документацию.

1.8. Необходимыеисправления документов, вызванные внесением ошибочных изменений поранее выпущенным ИИ, должны оформляться новыми ИИ.

1.9. При необходимости изменения информации, указанной в графах ИИ (кроме графы «Содержание изменения») к нему выпускают дополнительное извещение (ДИ) (приложение 4).

1.10. В копии документов, находящихся в производстве, допускается вносить измененияна основании предварительного извещения (ПИ)(приложение 5).

ПИ имеет правовыпускать как организация-держательподлинников, так и организация-держательучтенных копий или дубликатов в случаях, когда необходимо:

исправитьв документе ошибку, которая может вызвать бракизделия;

проверитьпредлагаемые изменения в производстве;

произвеститехнологическуюподготовку производства.

При обнаруженииошибки допускается немедленно вносить в копии, находящиеся в производстве,необходимые исправления за подписью ответственных лиц с последующим выпуском ПИили ИИ.

(Измененная редакция, Изм. № 1 )

1.11.При необходимости изменения информации, указанной в графах ПИ (кроме графы «Содержание изменения») к немувыпускают дополнительное извещение (ДПИ) (приложение 6).

1.12.Предложения об изменении (ПР) (приложение 7) рекомендуется оформлять на предприятии - держателе учтенных копийили дубликатов на формах ИИ и направлять их для дальнейшего оформления предприятию- держателю подлинников.

На основании ПР недопускается изменять документацию и проводить доработку изделия.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

1.13.Организация - держатель подлинников повсем поступившим от других предприятий ПИ и ПР в течение месяца после их получения обязано направить ответ или о принятии предлагаемых изменений, или об их отклонении, с указанием конкретныхпричин отклонения или задержки предлагаемых изменений.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

1.14. Порядоксогласования изменений с заказчиком (представительством заказчика) изложен вприложении 8.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

1.15.Правила учета ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР изложены в приложении 9.

2. ВНЕСЕНИЕИЗМЕНЕНИЙ

2.1.Изменения в документы вносят рукописным,машинописным или автоматизированным способом.

(Измененная редакция, Изм. № 1 )

2.2. Внесение изменений в документы производят:

зачеркиванием;

подчисткой(смывкой);

закрашиваниембелым цветом;

введением новыхданных;

заменой листовили всего документа;

введением новыхдополнительныхлистов и (или) документов;

исключениемотдельных листов документа*.

(Измененная редакция, Изм. № 1 )

2.3. После внесения изменений подлинникидолжны быть пригодны для микрофильмирования ( ГОСТ 13.1.002 ), а дубликаты и копии соответствовать своему назначению по ГОСТ 2.102 *.

2.4. Внесение изменений зачеркиванием размеров, знаков, надписей, отдельных слов и строк производятсплошной тонкой линией с проставлением новой информации в непосредственной близости от зачеркнутого.

При изменениичасти изображения его обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутыйконтур, и крестообразно перечеркивают сплошными тонкими линиями. Измененный участок изображения выполняют на свободном поле документа. Новоеизображение измененного участка должно бытьвыполнено в прежнем масштабе без поворота. Обозначают перечеркнутый и вновьизображенный участки так же как выносные элементы.Над новымиизображениями указывают: «Взамен перечеркнутого».

Если изменяетсявсе изображение (вид, разрез или сечение), то его перечеркивают и выполняют заново. Над вновь выполненнымизображением, при необходимости, помещаютнадпись, например: «Вид слева», «Вид снизу».

Допускаетсявносить изменения в изображение зачеркиванием изменяемого контуракороткими штрихами с нанесением нового контура на этом же изображении *.

2.5. Изменение вкопию документа в бумажной форме, выполненного с документа в электронной форме,осуществляют заменой (перевыпуском) всего документа в целом или его отдельныхлистов (страниц), а также добавлением или исключением отдельных листов.

Допускаетсявносить изменения в эти документы рукописным или машинописнымспособом.

Замена(перевыпуск) копий документа в бумажной форме, полученных с электронногодокумента, осуществляется с периодичностью, устанавливаемой организацией*.

(Измененная редакция, Изм. № 1 )

2.6. Изменения, вносимые в подлинникидокументов в электронной форме, приводят к изменению соответствующих реквизитови атрибутов ( ГОСТ 2.104 ). При внесении изменений в подлинник электронногодокумента изменяется версия этого документа.

(Измененная редакция, Изм. № 1 )

2.7.Изменения, обозначают порядковыминомерами арабских цифр (1, 2, 3 и т.д.). Одинпорядковый номер изменения присваивают всемизменениям, которые вносят в документ по одному извещению. Его указывают для всего документа,независимо от того, на скольких листах он выполнен *.

3.ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ИЗМЕНЕНИИ

3.1. ИИ составляют на один или несколько документов. Одно ИИсоставляют на несколько документов при условии одновременного проведения изменений во все изменяемые документы.

Для электронных документов ИИ составляют на каждыйдокумент*.

(Измененная редакция, Изм. № 1 )

3.2. Каждое ИИ должно иметь обозначение, состоящее из кодапредприятия, выпустившего ИИ, и отделенного точкой порядкового регистрационного номера *.

3.2.1.Код предприятия-разработчика для обозначения ИИ, выпущенногона технологическую документацию, определяется ГОСТ 3.1201 .

3.2.2.Порядковый регистрационный номеробозначения ИИ устанавливают в пределах предприятия.

3.2.3. Допускаетсяк обозначению ИИ добавлять год выпуска ИИ, отделенные знаком дефис, например,АБВГ.16-2004; К.137-2004.

Допускается длябумажных документов указывать год двумя последними цифрами.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

3.3. Извещенияоб изменении при необходимости оформляют в виде комплекта извещений. При этом для всехвыпускаемых в комплекте ИИ должен быть одинаков срок внесения изменений.

Каждому ИИ вкомплекте присваивают один регистрационный номер с добавлениемдробного числа, в числителе которого указывают порядковый номер ИИ в комплекте, в знаменателе - общее число ИИ,например, АБВГ.136.2/6; К.281.1/4-2004.

(Измененная редакция, Изм. № 1 )

3.4. 3.4. ИИвыполняют в бумажной и (или) электронной форме.

(Измененная редакция, Изм. № 1 )

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рекомендуемое

КОММЕНТАРИИК ПУНКТАМ СТАНДАРТА

Пункты 1.2; 1.4.

а)При нарушениивзаимозаменяемости изменяемого изделия, сизделиями, изготовленными ранее, изменения вдокументы последних не вносят, а выпускаютновые документы с новыми обозначениями илиединичные конструкторские документы преобразуют в групповые по ГОСТ2.113.

На изделия единичного производства и на опытный образец (опытную партию) допускается не выпускатьконструкторские документы с новыми обозначениями,если их применяют не более чем в одном документе.

б) Для программныхсредств под взаимозаменяемостью следует понимать совместимость с программами и техническими средствами, в среде которых функционировали изменяемые программные средства.

Пункт 1.5.

а)Внесение изменений в копии эксплуатационных и ремонтных конструкторских документов, переданных заказчику или потребителю,производят по ГОСТ2.603, а в копии программных документов, переданных потребителю, -по ГОСТ 19.603.

б) Изменения,внесенные в подлинник, указывают:

в таблицеизменений основной надписи по ГОСТ 2.104 - и (или) в ЛР(приложение 3) для конструкторских документов;

в блоке внесенияизменений по ГОСТ 3.1103 - для технологических документов;

в соответствиис ГОСТ 19.603 - для программных документов или в листе регистрации изменений (ЛР) (приложение 3).

В документах,не имеющих ЛР, таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют на листах (листе):

первом(заглавном) нового подлинника, изготовленном в целом взамен старого;

измененных;

выпущенных вместозамененных;

добавленныхвновь.

В документах,имеющих ЛР, заполняют ЛР, а таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют только на листах, выпущенных вместозамененных и добавленных вновь, при этом, приавтоматизированном способе внесения изменений, заполняют только ЛР. При замене всех листов подлинника при ручном способе внесения изменений заполняют толькоЛР, а при автоматизированном - ЛР и таблицуизменений, при ее наличии, на каждом листе нового подлинника.

в) В таблице изменений конструкторских документов (ГОСТ 2.104) указывают:

в графе «Изм.» -порядковый номеризменения документа.

Призамене подлинника новым очередной порядковыйномер проставляют, исходя из последнего номера изменения, указанного в замененном подлиннике;

в графе «Лист» налистах, выпущенных вместо замененных, - «Зам.»; на листах, добавленных вновь, - «Нов».

При замене всехлистов подлинника:

1) при ручномвнесении изменений на первом (заглавном) листеуказывают «Все»;

2)при автоматизированном способе внесения изменений таблицу изменений, при ее наличии, заполняют на каждомлисте, при этом в графе «Лист» указывают«Зам».

В остальныхслучаях графу «Лист» прочеркивают;

в графе «№докум.» -обозначение ИИ, приэтом код предприятия, выпустившего ИИ, допускается не проставлять;

в графе «Подп.» -подпись лица, ответственного за правильность внесения изменения;

в графе «Дата» - датувнесения изменения.

Графы блокавнесения изменений технологических документов (ГОСТ 3.1103)заполняют аналогично основной надписиконструкторских документов.

г) ИИ об аннулировании документов выпускают после проверки возможности исключения их применяемости в других документах.

На всеханнулированных листах подлинника и контрольной копии в бумажной форме проставляют штамп «Аннулирован,заменен... извещение... от......... г.»

Еслианнулирование производится без замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.

Допускается прианнулировании всех листов документа, изданного типографским способом, или копийдокументов, сброшюрованных в альбом, штамп «Аннулирован,заменен... извещение... от... г.» проставлять только на титульном и первом(заглавном) листе.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

Пункт 2.2.

Изменения в копиивносят заменой старых копий новыми, снятыми с подлинников, исправленных поизвещению. В случае нецелесообразности замены копий допускается исправлять их черными тушью, чернилами или пастой по правилам,установленным для подлинников. Внесение изменений в копии подчисткой недопускается. О необходимости исправления копийуказывают в графе «Содержание изменения» извещения: «Копии исправить».

Измененияв контрольные копии в бумажной форме (при их наличии) вносят зачеркиваниемодновременно с внесением изменений вподлинники. Допускается замена контрольныхкопий в бумажной форме новыми. В случае замены контрольной копии на ней делаютнадпись по примеру: «Замена новой контрольной копией, изм. 2 извещение АБВГ.837-2004» и проставляютподпись ответственного лица с указанием даты замены копии. Замененную контрольную копию допускается хранить вместе с новой.

Изменениеконтрольной копии электронного документа осуществляют методом копированияэлектронного подлинника после внесения в него всех необходимых изменений в реквизитахи атрибутах.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

Пункты 2.3 и 2.4.

Если недостаточноместа для внесения изменений или возможно нарушение четкого изображения при исправлении, или невозможно выполнить требования к микрофильмированию, то изготовляют новыйподлинник с учетомвносимыхизменений и сохраняют его прежнее обозначение.

Пункты 2.4 и 2.5.

При добавлениинового листа документа допускается присваивать ему номер предыдущеголиста с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита или через точку арабской цифры, например 3а или 3.1. При этом на первом (заглавном) листеизменяютобщее количество листов.

В текстовыхдокументах, содержащих в основном сплошной текст, допускается при добавлении нового пункта (раздела,подраздела, подпункта), таблицы, графического материала присваивать им номер предыдущего пункта (раздела,подраздела, подпункта), таблицы, графическогоматериала с добавлением очередной строчной буквы русского алфавита; при аннулировании пункта(раздела, подраздела, подпункта), таблицы, графического материала сохраняет номерапоследующих пунктов (раздела, подраздела, подпункта), таблиц, графических материалов.

При необходимостизамены отдельных страниц копий документов, выполненных способом двухстороннегосветокопирования, заменяют полностью листы.

Пункт 2.7.

При внесенииизменений рукописным способом около каждого изменения, в том числе около места, исправленного подчисткой(смывкой) илизакрашиваниембелым цветом, за пределами изображения или текста наносят порядковый номеризменения в окружности диаметром 6-12 мм, вквадрате со стороной 6-8 мм или в скобках и отэтой окружности (квадрата, скобок) проводят сплошную тонкую линию к измененномуучастку.

Допускается отокружности (квадрата, скобок) с номеромизменения проводить несколько линий к участкам, изменение которыхпроведено под одним номером.

Допускается отокружности (квадрата, скобок) с номером изменения линию к изменяемомуучастку не проводить.

Привнесении изменений в текстовые документы (втекстовую часть документов) линии от окружности;(квадрата, скобок) с номером изменения не проводят.

Пункт 3.1.

Присоставлении одногоИИ на несколько документов желательно, чтобы у этих документов былиодинаковые внешние абоненты.

Пункт 3.2.

Принеобходимости обозначение ИИ может состоять из кодапредприятия, отделенного точкой кода (номера) подразделения предприятия,выпустившего ИИ и отделенного точкой порядкового регистрационного номера,например, АБВГ.42.107; К.05.49.Регистрационные номера допускается присваивать в пределах подразделения предприятия,выпустившего ИИ.

В случае, если ИИне рассылают внешним абонентам, то порядок присвоения ему обозначения допускается устанавливать самомупредприятию, выпустившему ИИ.

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рекомендуемое

ФОРМЫИЗВЕЩЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИИ И ЖУРНАЛА ИЗМЕНЕНИЙ И ПРАВИЛА ИХ ЗАПОЛНЕНИЙ

1. Извещение об изменении

1.1.ИИ выполняют на формах 1 и 1а на листах формата А5, А4, A3 по ГОСТ 2.301или по ГОСТ2.004.

1.2. Заполнениеграф извещения об изменении

ВИИ указывают:

в графе 1 -краткое наименование предприятия, выпускающего извещение.

Допускается графуне заполнять;

в графе 1а -номер или краткое наименование подразделения предприятия, выпускающего ИИ;

в графе 2 -обозначение ИИ;

в графе 3 -обозначение изменяемого документа (документов);

в графе 4 - датусдачи ИИ в службу технической документации (СТД) предприятия;

в графе 5 -дату (принеобходимости, время суток), до наступления которойдолжны быть внесеныизменения в документыили документы должны быть аннулированы, а также отосланыкопии извещения внешним абонентам. Дополнительные пояснения к заполнениюграфы см. п. 1.3);

в графах 6, 7 -дополнительную информацию по усмотрению составителя ИИ;

в графе 8 - порядковый номер листа ИИ. Если ИИсостоит из одного листа, графу не заполняют;

в графе 9 -общее количество листов ИИ;

в графе 10 -конкретную причину изменений;

в графе 11 -код причины изменения (коды причин измененийприведены в таблице). Допускается код, причины изменения не указывать. В этомслучае графу прочеркивают;

в графе 12 -конкретные указания по использованию задела изменяемых изделий (в том числезапасных частей). (Дополнительные пояснения к заполнениюграфы см. п. 1.3);

Кодыпричин изменений

Примечания:

1. Допускается к однозначным цифрам добавлять слеваноль, например 01;02 и т.д.

2. При необходимости,по усмотрению предприятия, могут указыватьсядругие причины изменения и их коды.

в графе 13 -заводские номера изделий, номера серий, заказов или дату внедренияизменений впроизводство. При необходимости внесения измененийв копии эксплуатационных документов,находящихся у заказчика (потребителя) (ГОСТ2.603), в графе указывают: «Требуется выпустить бюллетень», а при необходимости созданиястрахового фонда документов - «Документы требуетсямикрофильмировать». При отсутствии указаний о внедрении графу прочеркивают. (Дополнительные поясненияпо заполнению графы см. п. 1.3);

в графе 14- обозначениедокументов, в которых применяется изменяемый документ.Для конструкторских документов данные оприменяемости приведены в карточке учета (ГОСТ 2.501), а длятехнологических - в карточке учета применяемости (ГОСТ 3.1201).(Дополнительные пояснения по заполнению графысм. п. 1.3);

в графе 15 -абоненты, которым следует направлять ИИ;

Форма 1

ИЗВЕЩЕНИЕ ОБИЗМЕНЕНИИ
(первый или заглавный лист)

Примечания:

1. ИИ выполняют на листах форматаА5, А4 или A3 по ГОСТ 2.301или ГОСТ2.004 с вертикальным или горизонтальным расположением листа. Допускается последующий лист ИИ выполнять налюбых других форматах.

2. Размеры граф ИИ определяеторганизация, его выпустившее.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

Форма 1a

ИЗВЕЩЕНИЕОБ ИЗМЕНЕНИИ
(последующие листы)

в графе 16- количество листовприложений. При отсутствии приложений графу прочеркивают. (Дополнительныепояснения по заполнению грифы см. п. 1.3);

в графе 17 -очередной порядковыйномер изменения.(Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3);

в графе 18- содержаниеизменения. (Дополнительные пояснения позаполнению графы см. п. 1.3);

в графах 19-22- выполняемаяфункция (должность) лиц, подписывающие ИИ,их фамилии, подписи и дата подписания.Подписи составившего ИИ, нормоконтролера и представителя заказчика (при его наличии)являются обязательными.(Дополнительные пояснения по заполнению графсм. п. 1.3);

вграфе 23 - подписьлица, внесшего изменения в документ (документы), и дату внесения изменений.(Дополнительные пояснения по заполнению графы см. п. 1.3).

1.3. Дополнительные пояснения по заполнению граф ИИ

Графа 5.

Данная датаопределяется требуемыми сроками внесения изменений в обращающиеся напредприятии документы и отсылки ИИ другимпредприятиям, при этом учитывают срокивнесения изменений в производство и сроки прохождения извещений.

Графа 12.

Под заделомизменяемых изделий, указываемых в данной графе, понимают все полностью или частично изготовленные, но нереализованные изделия, выполненные подокументам до внесения в них изменений поданному ИИ.

В графе даютуказания, например:

«Не отражается» -если изменения не отражаются на конструкции изделия и не влияют наиспользование задела;

«Не использовать»- при недопустимости использования или невозможности доработки задела;

«Использовать»или «Использоватьна 5 комплектов» - при использовании задела без учета вносимых изменений;

«Доработать»или «Использовать с дополнительным сверлением2 отв. Ø 3,5 Н12» - если задел может бытьиспользован с дополнительной доработкой:

«Изменениев заделе учтено» или «Задела нет» - еслиизвестно, что задел изделий изготовлен с учетомпроводимого изменения или задел отсутствует;

«Доработать:

в АБВГ -с третьего комплекта;

в ЕЖЗК- с первого комплекта;

в АКЛМ -задел использовать»- если указания о заделе не однозначны для всех предприятий.

Графа 13.

В графе даютуказания, например:

«ПредприятиюАБВГ внедрить в производство с изделия 007» -если изделие изготовляют одновременно на нескольких предприятиях;

«Срок внедрения изменений в производство устанавливается организацией» -если организация, выпускающее ИИ, не может установить наличия и состояния задела изделий,технологической оснастки и другие производственные условия на других предприятиях, изготавливающих данное изделие.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

При наличии на предприятии графикатехнологической подготовки производства (ТПП), в графе дают ссылку на этот график, например «Пографику ТПП».

Если в графе 12 ИИ («Указаниео заделе») записано: «Не отражается», «Изменение в заделе учтено» или «Задела нет», то графу прочеркивают.

Графа 14.

Еслиизменения не относятся к документам, в которыхприменяется изменяемый документ, например вслучае изменения литеры документов, то в графе делают запись «На применяемости неотражается» или графу прочеркивают.

Графа 16.

При наличииприложений онимогут содержать, например, копии изменяемыхдокументов с внесенными в них изменениями,необходимые расчеты и пояснения, подтверждающиецелесообразность вносимых изменений и т.п.

Графа 17.

При составленииИИ на несколько документов в случае несовпадения порядковых номеров изменений общиезаголовки с обозначениями документов группируются по совпадающимпорядковым номерам изменения, при этом порядковые номера проставляют раздельно по каждой группе, например

Присоставлении ИИ на несколько документов, имеющих одинаковые изменения,при несовпадении порядковых номеров измененийдокументов в графе 18 составляют таблицу, а графу 17 прочеркивают, например:

или

Графы 17 и 18.

При внесении изменений вдокументы, содержащие текст, разбитый награфы, в целях оптимизации записи содержания текста изменения, допускается взамен этих граф применять таблицы или блоки информации с соответствующей логически расположеннойуказательной информацией,например:

«Изм.»;

«Обозначение»;

«Лист»;

«Строка»;

«Графа».

При примененииблоков информации, по аналогии с принципом построения, принятым в формах документов ЕСТД, в целях оперативного вызова информации с электронного носителя,допускается применять служебные символы, принятые на предприятии.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

Графа 18.

а) В графе указывают содержание изменяемого участка (графического, текстового и т.д.) в том виде, в котором он должен быть после внесения изменений в подлинник документа.

б) При выпуске ИИна несколько документовсодержание изменения по каждому документу отделяют горизонтальной линией.

в) При возможности неоднозначного понимания изменения,

внесенииизменений в подлинники подчисткой (смывкой),

необходимостивыпускабюллетеня по ГОСТ2.603 или ГОСТ 19.603 приводят содержанияизменяемого участка документа до и после внесения изменений с указаниями над ними «Имеется» и «Должно быть».

г) Если изменениенеобходимо произвести вподлиннике подчисткой (смывкой) над изменяемыми участками помещают надпись: «Изменение произвести подчисткой» или«Изменение произвести смывкой», при этом допускается при изменении буквенных и цифровых данных (маркировка проводов, буквенные ипозиционныеобозначения элементов на схемах, изменения втабличных документах и т.д.) приводитьизменяемые данные и новые данные (см. пример).

д) Прианнулировании документа в графе делают надпись,например, «АБВГ.ХХХХХХ.018аннулировать». Графу 17 при этом прочеркивают.

е) Допускаетсядля изделий народнохозяйственного назначения при присвоении комплекту документовочередной литеры указывать обозначение, например, спецификации изделиябез перечисления обозначения всех спецификаций составных частей данного изделия и входящих в них документов по примеру: «ВАБВГ.ХХХХХХ.375 и во всех спецификациях составных частей изделия, и входящих в нихдокументов в графе «Лит.» основной надписи проставить литеру «О₁». Вэтом случае во всех изменяемых документах в таблице изменений указывают очереднойпорядковый номеризменения документа.

ж) Если взаменаннулированного документа следует пользоваться документом с другим обозначением, то в графе делают надпись,например:

«АБВГ.ХХХХХХ.380 аннулировать».

Примечание.«Заменен документом АБВГ.ХХХХХХ.936».

з) Призамене подлинника новым с тем же обозначениемв графе, кроме записи о замене, рекомендуется давать краткий перечень внесенных изменений,например:

и) Прибольшом количестве заменяемых документов с тем же обозначением рекомендуется давать таблицу, например:

к) Если в связи свыпуском ИИ выпущены новые и (или)применены ранее разработанные документы (например при введении новых изделий или замене ихв спецификациях), то после содержания изменения дают примечание о выпуске или применении таких документов, например:

Примечания:

1. Выпущены документыАБВГ.ХХХХХХ.171 и АБВГ.ХХХХХХ.186.

2. Применен документ АБВГ.ХХХХХХ.336».

При введении в изделие сборочной единицы, комплекта или комплекса в примечании дают ссылку только на вновь выпущенную или вновь примененную спецификацию вводимого изделия безперечисления входящих в нее документов.

л) При исправлении дубликатов и (или) копийпо ИИ в графе делают запись:

«Дубликаты исправить».

«Копииисправить» или «Дубликаты и копии исправить».

Длялучшей ориентации допускается приводить содержание(графическое илитекстовое)участков, смежных с изменяемой частью документа.

м)При заполнении графы допускаются следующие упрощения:

1)указание об изменении размеров, при условии однозначного понимания изменения, оформлять без изображения, например:

2) вместо изображения исключаемого вида,разреза или сечения даватьсоответствующиетекстовые указания, например:

«Разрез А-А перечеркнуть», «Вид Б перечеркнуть», «Вид справа перечеркнуть»;

3) текст пункта,полностью исключаемого изтехнических требований на чертеже документа или текстового документа,имеющего нумерацию пунктов, не повторять, а в графе давать соответствующую запись,например: «Пункт 5 вычеркнуть»;

4) при изменениичасти текста не приводить предыдущий ипоследующий текст, заменяя его многоточием,например:

н) Одинаковыеизменения, повторяющиеся в одном документе на одном или несколькихлистах, указывают один раз с соответствующимипояснениями, например:

о) В случае,когда копии ИИ не рассылают другим предприятиям, допускается вместоизложения содержания изменения ИИ прилагать к нему копию изменяемого документа с внесенными в нее черными тушью,чернилами илипастой изменениями, при этом не следует использовать копии, в которые вручную были внесены измененияпо ранее выпущенным ИИ. На прилагаемой к ИИ копии, в ее правой верхней части,делают надпись, например, «Приложение к АБВГ.38-2004» или«Приложение к К.153-2004».

п) Привременном оставлении в действии аннулируемыхили изменяемых по ИИ копий документов для изготовления по ним изделия без учета вносимых изменений, в графе вконце текста дают указание, ограничивающее срок действия этих копий, например:

«Накопиях документовАБВЕ.ХХХХХХ.887,изм. 5, ниже штампа «Аннулирован» сделать надпись или проставить штамп «Оставить в действии на изделие № 37» или «Применять только дляизготовления запасных частей».

Графы 19-22

а) При согласованииИИ письмом, телеграммой, факсом и др. в графах указывают:

фамилию согласующего лица;

исходящий номерписьма (телеграммы) о согласовании;

датусогласования,

б) Для размещениясогласующих и утверждающихподписей к ИИ, составляют, при необходимости, титульныйлист, который является первым листом ИИ. Титульный лист включают в общеечисло листовИИ.

Дляконструкторской документации титульный лист составляют по ГОСТ 2.105.

На титульномлисте ИИ указывают:

на поле 1 - наименование министерства или ведомства, в систему которого входит организация,составившаяИИ. Заполнение поля 1 необязательно;

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

на поле 3 -в левой частидолжность и подпись лица, с которым согласовано ИИ от организаций заказчика(потребителя), в правой части - должность и подпись лица, утвердившего ИИ от организации-разработчика (изготовителя). Справа от каждойподписи проставляют инициалы и фамилию лица, подписавшего документ и дату его подписания;

на поле 5 -обозначения ИИ и изменяемого документа, например: «Извещение АБВГ.41-2004 об изменении АБВГ.ХХХХХХ.001 ТУ». На данномполе также допускается указывать порядковый номер изменениядокумента и его наименование.

Если ИИ подлежит согласованию с несколькими должностными лицами, то их подписи размещают либо в левой части поля 3 (одна подпись под другой), либо в левой части поля 6.

Подписиразработчиков размещают в правой части поля 6.

Поля 2, 4 и 7 незаполняют.

Если часть подписей разработчиков и лиц, с которыми должно быть согласовано ИИ не размещаетсяна первом листе, то их можно перенести на второй лист, при этом в правом углувторого листа делают надпись, например: «Продолжение титульного листа извещения АБВГ.41-2004».

Для технологической документации титульныйлист составляют по ГОСТ 3.1105, при этом поля 1, 2, 3, 4 заполняют аналогично полям 1, 3,5, 6 титульноголиста дляконструкторской документации. Поля 5, 6 иосновные надписи не заполняют.

Графа23.

При автоматизированном внесении изменения в графепроставляются реквизиты лица, внесшего изменение вэлектронный документ и дата внесения изменения.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

2. Журнал изменений

2.1. Журнализменений (далее - журнал)выполняют на форме 2.

2.2. Заполнение журнала

Вжурнале указывают:

вграфе 1 - порядковый номер изменений по данному журналу, общий для всех одновременно производимых изменений в одном документе;

в графе 2 - датузаписи в журнале;

в графе3 - обозначение изменяемого документа;

в графе 4 - содержаниеизменяемогоучастка (графическое, текстовое и т.д.) и дают указания обиспользовании или доработке задела.

При необходимости допускается наклеивать или помещать в видеприложения копии изменяемых документов. При этом в графе 4указывают «См. приложение...»;

в графе 5 -должности, фамилии,подписи соответствующих лиц, дату подписания исогласующую подпись заказчика (представителязаказчика) при его наличии.

в графе 6 - сведения о внесении изменений в подлинники;

в графе 7 -сведения о внесении изменений в копии или о замене копий;

в графе 8 - принеобходимости дополнительные сведения овнесении изменений.

2.3. Внесение изменений по журналу.

2.3.1. По журналув соответствии с п. 1.5настоящего стандарта, производят изменения конструкторских документов доприсвоения литеры «О₁» на изделия вспомогательного и единичного производства разовогоизготовления с литерой «И».

Примечание. Для отдельных изделийдопускается вносить изменение по журналу вконструкторскую документацию с литерой О₁с последующим оформлением ИИ. Возможность примененияуказанного допущения в каждом конкретномслучае определяется по согласованию между разработчиком и заказчиком (представителем заказчика).

2.3.2. Ведение журнала

2.3.2.1.Журнал ведут для каждого изделия отдельно.Допускается при небольшом объеме документов на изделие вести один журнал на несколько изделий.

Допускаетсявести журнал изменений в электронной форме.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

2.3.2.2.Листы (страницы)каждого журналапрошнуровывают и пронумеровывают по порядку. На оборотной стороне последнего листа укапывают общее количество листов (страниц) вжурнале, заверяют подписью лица, ответственного за выдачу журнала, с указанием даты подписи.

2.3.2.3.Журнал заполняют тушью, чернилами или пастой черного или синего цвета.

Записиследует делать четкими и разборчивыми.

Исправления и перечеркивания заверяют подписью.

2.3.2.4.Каждому журналу присваивают порядковый регистрационный номер.

2.3.3. Внесениеизменений по журналу в копии документов

2.3.3.1. Внесение изменений в копии документов производят путемнепосредственного исправления копий или их замены. Изменения в копии документов вносят тушью, чернилами или пастой черного цвета.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

2.3.3.2. Внесение изменений в копии документов по журналу выполняют так же, как внесение изменений в подлинник, при этомв таблице изменений по ГОСТ 2.104 указывают:

в графе «Изм.» - порядковый регистрационный номер изменения пожурналу с буквой«Ж», например,«2Ж»;

вграфе «№ докумен.» - регистрационный номер журнала;

графу «Лист» - прочеркивают.

Аналогичнозаполняют графы блока внесения изменений по ГОСТ 3.1103 и графы ЛР.

2.3.3.3. Изменения вносят во все имеющиеся учтенные копии документов, находящиеся на данномпредприятии, и в «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА».

2.3.3.4.Все копии документов, в которые вносили изменения по журналу, после изготовления и испытания опытного образца (опытной партии) изделия, заменяют новыми копиями, снятыми с подлинников, исправленных без выпуска ИИ в соответствии с пунктом 1.5настоящего стандарта.

2.3.4.Внесение изменений в подлинники документов без выпуска извещения

2.3.4.1.Изменения в подлинники документов, выполненные без выпуска ИИ, должныбыть внесены на основании записи в журнале.

2.3.4.2. Изменения в подлинники документов вносят подчисткой(смывкой) или выпуском новых подлинников по правилам, установленным разд. 2 настоящего стандарта.При этом таблицу изменений, блок внесения изменений или ЛР не заполняют и около каждогоизменения порядковый номер изменения не проставляют.

Форма 2

ЖУРНАЛ ИЗМЕНЕНИЙ

Примечания.

1. Журнал выполняют на листах формата А4 или A3 по ГОСТ 2.301.

2. Размеры граф журнала определяет организация- его пользователь.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

2.3.4.3. Призамене в процессе внесения измененийподлинника новым с тем же обозначениеминвентарный номер подлинника сохраняется.

2.3.4.4. Привнесении изменений по журналуподлинники документов подвергают повторному нормоконтролю и визируются нормоконтролеромна поле для подшивки этих документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Рекомендуемое

ЛИСТРЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

1. Лист регистрацииизменений (ЛР) выполняют по форме 3.

Форма3

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Примечания:

1. ЛР выполняют на листах форматаА4 по ГОСТ 2.301 или по ГОСТ2.004 с вертикальным или горизонтальнымрасположением листа.

2. Для текстовых документов, издаваемых типографскимспособом, форма ЛР может быть изменена в соответствии стребованиямиоформления типографских изданий.

3. Размеры граф ЛРустанавливает разработчик документа.

4. Основная надпись ЛР для конструкторских документов по ГОСТ 2.104, для технологических документов - по ГОСТ3.1103.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

2.ЛР предусматривают в текстовых документах в соответствиис ГОСТ2.105, включают в общее количество листов (страниц) документа ипомещают последним листом документа.

ДопускаетсяпредусматриватьЛР для других видов документов, предусмотренных ГОСТ2.102 (для конструкторских документов) и ГОСТ3.1102 (длятехнологических документов).

3. ЛР, какправило, предусматривают для эксплуатационныхи ремонтных документов, изданных типографским способом.

Допускаетсядля изделий, на которые составлена эксплуатационная и ремонтнаядокументация и не предусматривается внесение в нее изменений впроцессе эксплуатации и ремонта, ЛР не предусматривать.

4. Заполнение граф ЛР

4.1. Графы «Изм.»,«№ докум.»,«Подп.» и «Дата» заполняют аналогично графамтаблицы изменений по ГОСТ 2.104 и графам блока внесения изменений по ГОСТ 3.1103.

4.2. В графах«Номера листов (страниц) измененных, замененных, новых, аннулированных»указывают номера листов (страниц)соответственно измененных, замененных, добавленных и аннулированных по данному ИИ.

При переизданиивсего документа в графе «Номера листов (страниц) замененных»указывают «Все».

4.3. Графу «Всеголистов (страниц) в докум.» заполняют в случае заполненияграф «Номера листов (страниц) новых» и (или)«Номера листов (страниц) аннулированных», востальных случаях графу прочеркивают.

4.4. Графу «Входящий№ сопроводительного докум. и дата» заполняют при внесении изменений в эксплуатационные и ремонтные документы всоответствии с правилами, установленными ГОСТ2.603. В остальных случаях графу прочеркивают или в ЛР не предусматривают.

5. При заменевсех листов подлинника в ЛР не воспроизводят номера изменений и другие данные, относящиеся ко всем ранее внесенным вдокумент изменениям.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Рекомендуемое

ВЫПОЛНЕНИЕДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

1. Дополнительноеизвещение (ДИ)выполняют на формах 1 и 1а приложения 2 исоставляют на одно ИИ в случае, предусмотренном п. 1.9 настоящего стандарта.

2. ОбозначениеДИ состоит из обозначения ИИ, к которому оносоставлено, и кода «ДИ», например, обозначение ИИ-АБВГ.17-2004, обозначение дополнительногоизвещения к нему - АБВГ.17-2004ДИ.

3. На подлиннике икопиях ИИ, к которому выпущено ДИ, в верхней правой части первого (заглавного)листа ИИ надрамкой ИИ указывают, например, «Действителен с АБВГ.17-2004ДИ».

4. Заполнениеграф ДИ:

графы 1, 1а, 4,8, 9, 19-22 заполняют так же, как в ИИ;

в графе 2указывают обозначение ДИ;

в графе 18указывают содержание изменения, вносимого в ИИ, если это содержание не вошло в другие графы ДИ;

остальныеграфы не заполняют.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

(Поправка,ИУС 4-2007)

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Рекомендуемое

ВЫПОЛНЕНИЕПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

1.Предварительное извещение (ПИ) выполняют на формах 1 и 1априложения 2 и составляют на один документ, в случае, предусмотренном п. 1.10 настоящего стандарта. Допускается составлять одно общее ПИ нанесколько документов, при условии проведения в них одинаковых изменений и в одинсрок. При этом желательно, чтобы у этихдокументов были одинаковые внешние абоненты.

2. ПИ выполняютв соответствии с п. 3.4 настоящего стандарта.

3. ПИ действуетв производстве до его погашения ИИ,переоформления в ИИ, окончания срока действия или аннулирования.

4. На один документдопускается одновременное действие не более четырех ПИ.

5. ПИ обозначаютсогласно п. 3.2 стандарта с добавлениемкода «ПИ», например, АБВГ.34-2004ПИ, К.89-2004ПИ.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

6. Оформление ПИ

6.1. Если ПИ подлежитпогашению ИИ, то его оформляют так же, как ИИ, за исключением граф2, 5-7, 17, 23.

В графе 5указывают дату, до наступления которой должна быть произведена соответствующая записьв копиях или изменены копии, а также, при необходимости,отосланы копии ПИ на другие предприятия.

В графе 6указывают обозначение ПИ.

В графе7 указывают дату, до которой действует ПИ.

Графы 2, 17 и 23не заполняют.

6.2.Если ПИ подлежит переоформлению в ИИ, то его оформляют так же как ИИ, за исключением граф 1, 1а,2, 4, 4а, 5, 5а, 6, 7, 12, 12а, 13, 13а, 17, 19-22, 23.

В графе 4а указываютдату сдачи ПИ в СТД предприятия, выпустившегоПИ.

В графе 5ауказывают дату, до наступления которой должна быть произведена соответствующаязапись в копиях или изменены копии документов, а также,при необходимости, отосланы копии ПИ надругие предприятия.

В графе 6 указываютобозначение ПИ.

В графе 7 указываютдату, до которой действует ПИ.

В графе 12а даютуказания об использовании задела изменяемых изделий на выпустившем ПИпредприятии.

В графе 13а даютуказания о внедрении изменения в производство на выпустившем ПИ предприятии.

Графы 19-22дублируют над имеющимися для указания в них выполняемой функции (должности) лиц,подписывающих ПИ, их фамилии, подписи и датыподписания. Подписи составившего ПИ,нормоконтролера и представителя заказчика (при его наличии)являются обязательными.

Графы1, 1а, 2, 4, 5, 12, 13, 17, 23 не заполняются.

6.3. Принаступлении даты, указанной в графе 7, если ПИ не было погашено ИИ, не переоформлено в ИИ и не былоаннулировано, действие ПИ прекращается.

7. На находящихсяв производстве копиях документа, ккоторому выпущено ПИ, на поле для подшивки делают запись или проставляют штамп, например,«Действителенс АБВГ.58-2004ПИ» («Действителен с К.72-2004ПИ») с подписью лица, сделавшего эту запись, и указывают дату записи.

Копиидокументов на опытный образец (опытную партию)и на изделияединичного и вспомогательного производства допускается изменятьпо ПИ с соответствующими отметками в таблице изменений по ГОСТ 2.104 (за исключением графы «Изм.») или в блоке внесения изменении по ГОСТ 3.1103 (заисключением графы 16), без записи или штампа «Действителен...».

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

8. При выпуске документа или замене его документом с новым обозначением по ПИ, эти новые документы нигде не учитывают, а на поле для подшивки таких документов делается запись или проставляетсяштамп, например, «Действителен с АБВГ.37-2004ПИ» или«Действителен с К.24-2004ПИ».

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

9. Подлинники ПИ,выпущенные на предприятии - держателе копий документов, высылают предприятию-держателю подлинников документов для рассмотрения. Если организация-держательподлинников принимает ПИ, то оно высылает предприятию-держателю копий документов копии ИИ, в котором указывают о погашенииПИ или копииПИ, переоформленного в ИИ.

Если организация-держательподлинниковне принимает присланное ПИ, то оно сообщает обего отклонении.В этом случае организация-держатель копий аннулирует отклоненное ПИ другим ПИ илидействие ПИ прекращается после наступления даты, указанной в графе 7 ПИ.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

10.Погашение ПИ извещением об изменении

10.1.При выпускеИИ о погашении ПИ, содержание которыхполностью вносятв подлинник, в графе 18 ИИ указывают,например:

«Погасить АБВГ.18-2004 ПИ с внесением изменений в подлинник».

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

10.2. При выпуске ИИ о погашении ПИ, содержание которых неполностью вносят в подлинник, а также о погашении ПИ, выпущенных организацией-держателемкопий, в графе 18 ИИ приводят необходимое содержаниеизменений, а в конце текста указывают, например:

«Даннымизвещением погашается АБВГ.83-2004ПИ».

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

11.При переоформлении ПИ в ИИ незаполненные графы подлинника ПИ заполняют в соответствии с приложением 2.

12.Аннулирование ПИ производят выпуском ИИ иливыпуском нового ПИ.

12.1. При выпускеИИ об аннулировании ПИ, в графе 18 ИИ делаютзапись, например, «АБВГ.86-2004ПИ аннулировать» или «К.49-2004 ПИ аннулировать» при этомграфу 17 прочеркивают. Сведения об этом ИИ в подлинник документа и его копии не вносят.

12.2.Если в выпущенном ПИ в графе 18 обнаруженыошибки, то выпускают новое ПИ под другим обозначением.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

(Поправка,ИУС 4-2007)

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Рекомендуемое

ВЫПОЛНЕНИЕДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ИЗВЕЩЕНИЯ

1.Дополнительноепредварительное извещение (ДПИ) выполняют на формах 1 и 1а приложения2 и составляют на одно ПИ в случае,предусмотренном п. 1.11 стандарта.

2.Обозначение ДПИ состоит из обозначения ПИ, к которому оно составлено, и кода «ДПИ»вместо кода «ПИ», например, обозначение ПИ - АБВГ.32-89ПИ,обозначение ДПИ к нему - АБВГ.32ДПИ.

3. На подлинникахи копиях ПИ, к которым выпущено ДПИ, в верхней правой части первого (заглавного)листа ПИ над рамкой ПИ указывают, например, «Действителен с АБВГ.32-89ДПИ».

4. Заполнениеграф ДПИ:

графы 1, 1а, 4,8, 9, 19-22 заполняются так же, какв ПИ;

в графе6 указывают обозначение ДПИ;

в графе 18указывают содержание изменения, вносимого в ПИ, если это содержание не вошло в другиеграфы ДПИ;

остальные графыне заполняют.

(Поправка,ИУС 4-2007)

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Рекомендуемое

ПРЕДЛОЖЕНИЯОБ ИЗМЕНЕНИИ

1. Предложенияоб изменении (ПР) оформляют на формах 1 и 1а приложения 2.

2. ПР присваиваютобозначение согласно п. 3.2настоящего стандарта с добавлением кода «ПР», например АБВГ.27-2004ПР.

3. В целях возможности использования ПР дляпереоформленияв ИИ, их выполняют так же, как ПИ, в соответствии с приложением 5, с учетом следующих дополнений:

предлагаемую причинуизменений и производственно-технические указания излагают всопроводительном письме к ПР;

в графе 6указывают обозначение ПР;

в продублированныхграфах 19-22указывают характер работы (должности), фамилии лиц, подписывающих ПР, их подписи и даты подписания. Подписи составителя ПР, нормоконтролера ипредставителя заказчика, при его наличии, обязательны.

4. Если, в связи спредполагаемым выпуском ИИ по данному ПР, возникает необходимость заменыподлинников изменяемых документов или выпуска новых документов,то предприятию -держателю подлинников вместе с ПР организация -держатель копии высылаетуказанные документы в виде проектов подлинников, которые выполняют в соответствии с требованиями к подлинникам, при этом фамилии, подписи и даты в основной надписи не проставляют, а проект подлинника на предприятии - держателекопий визируют на поле подшивки аналогично правилам, установленным для заполненияосновной надписи. Допускается на поледля подшивки проекта подлинника проставлять обозначение ПР, с которым высылают проект данного подлинника предприятию - держателю подлинников.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

5. Организация -держатель подлинниковможет использовать полученные ПР для переоформленияв ИИ, при этом оно должно быть проверено, при необходимости, дополнено и оформлено в соответствии с правилами оформления ИИ.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

(Поправка,ИУС 4-2007)

ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Обязательное

ПОРЯДОКСОГЛАСОВАНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ С ЗАКАЗЧИКОМ И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВОМ ЗАКАЗЧИКА

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

1.Общий порядок согласования изменений документов⁵ с заказчиком долженпроизводиться по соответствующей нормативной документации.

⁵ В данном приложении рассматривают документы, утвержденные(согласованные) с заказчиком (представительством заказчика), а также документы,не утвержденные(согласованные)им, но по которым ведут (вели) постановку изделийзаказчику.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

2. Все ИИ иПИ независимо от содержания предлагаемыхизменений должны быть согласованы спредставителями заказчика на предприятиях - держателях подлинников.

3. ИИ иПИ до представления на согласование представителю заказчика на предприятии-держателе подлинников должны быть оформлены всеми необходимыми согласующими подписями.

4. ПИ и ПP предприятия - держателякопий перед направлением предприятию - держателю подлинников должны быть согласованы с представителем заказчика напредприятии - держателе копий.

5. Представителю заказчика с ИИ и ПИ представляют принеобходимости технические расчеты (отчеты по испытаниям), обосновывающие целесообразность и необходимость вносимых изменений.

Еслипредставитель заказчика не согласно с предлагаемыми изменениями, то оно об этом дает обоснованное заключение.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Рекомендуемое

УЧЕТИИ, ДИ, ПИ, ДПИ И ПР

1. Всеоформленные ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР с приложениями, при их наличии,передают в службу технической документации (СТД) предприятия.

Одновременнов СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлениемлистов изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники.

2. При приемке подлинниковИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР проверяют:

наличие подписи лица, производящего нормоконтроль;

наличиевсех листов этих документов;

наличие вновьвыпущенных и замененных документов;

пригодность ихдля хранения и размножения.

3. Все ИИ, ПИ иПР, выпускаемые на данном предприятии, подлежат регистрации в книгерегистрации извещений об изменении,предварительных извещений и предложений об изменении (далее - книге регистрации), при этом на всех листах ИИ,ПИ и ПР и приложениях к ним проставляютобозначение по книге регистрации. В проектах подлинников документов, прикладываемыхк ПР в соответствии с п. 4 приложения 7, обозначение ПР не проставляют.

4. На одномэкземпляре копий ИИ и ПИ на лицевой стороне всех листов ставят штамп «Контрольный экземпляр».

5. На основанииИИ и ПИ вносят все связанные с ними измененияучетных данных в инвентарную книгу подлинников и карточки учета документов всоответствии с требованиями ГОСТ 2.501.

6. Ведение книги регистрации

6.1. Книгарегистрации предназначена для регистрации ИИ, ПИ и ПР и ведется в пределах предприятия.

6.2.Книга регистрации ведется по форме 4.

6.3. Книгирегистрации ИИ, ПИ и ПР ведут, как правило, отдельно дляконструкторских и технологических документов.Допускается вести одну книгу регистрации дляконструкторских и технологических документов.

6.4. ИИ, ПИ и ПРрегистрируют в отдельных книгах, при этом книги регистрации ведут отдельно для документов, выпущенных даннойорганизацией и полученных от других предприятий.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

6.5.В книге регистрации указывают:

в графе «Дата» -дату поступления ИИ,ПИ или ПР в СТД предприятия;

в графе «Кемвыпущен»: для ИИ, ПИ и ПР данного предприятия - код (номер) или краткое наименование подразделения, выпустившегоих; для ИИ и ПИ других предприятий - номер или краткое наименование подразделения, ответственного на данном предприятии за изготовление и учет изделий;

Форма 4

Книгарегистрации извещений, предварительныхизвещений и предложений об изменении

в графе «Сдано вСТД» - подпись сотрудника СТД,принявшего ИИ,ПИ и ПР и дату их получения;

в графе«Примечание» - различные отметки;например: для срочного ИИ - время принятия ИИ в СТД, для ПИ - ссылку на обозначение ИИ, которымпогашено ПИ, и т.д. В данной графе для ИИ и ПИуказывается, что оно действует соответственно с ДИ и ДПИ;

графы «Номеризменения», «Код изменения» и«Срок изменения»заполняют так же, как соответствующие графы ИИ;

остальныеграфы заполняютв соответствиис их наименованиями.

7. Лист учетаизвещения и предварительного извещения.

7.1. Лист учетаизвещения и предварительного извещения (далее - лист учета) предназначаетсядля учета рассылки копий ИИ или ПИ внешнимабонентам документов, изменяемым по данным ИИ или ПИ, и подразделениям данногопредприятия, а также для учета проведения изменений по ИИ или ПИна данном предприятии.

7.2. Лист учетавыполняют по форме 5 и заполняютна основании ИИ или ПИ и карточек учетадокументов и абонентских карточек по ГОСТ2.501 или карточек учета применяемости документации по ГОСТ3.1201.

Форма 5

Лист учета извещенияи предварительного извещения

7.3. В листеучета указывают:

в заголовке - обозначениеИИ или ПИ и обозначение изменяемого документа;

в графах«Местонахождение» и «Кол. экз.» - соответственно абоненты учтенных копий документов и количество экземпляров копий, числящихся за абонентом.

Подписьсотрудника СТД, заполнившего данные графы и заголовок листа учета, и дату заполнения указывают ниже сделанных записей;

в графе «» - подпись сотрудника подразделении получившего ИИ или ПИ, или сотрудника СТД,составившего опись в соответствиис п. 9. и дату;

в графе «№ идата описи» -порядковые номера описей и даты их выставления;

в графе «Исправлено» - подпись лица, произведшего изменения (замену, исправление, аннулирование) копий документов на данномпредприятии всоответствии с ИИ, и дату изменения.

8. Описьизвещений ипредварительныхизвещений (далее - опись)

8.1.Опись является сопроводительным документом к копиям (или дубликатам) ИИ или ПИ иприлагаемым к ним копиям (или дубликатам) документов, рассылаемых другим предприятиям.

8.2.Опись составляют по форме 6.

Опись извещений ипредварительных извещений

8.3. Заполнение всех граф описи производят в соответствии с их наименованиями, указаннымив форме.

ИНФОРМАЦИОННЫЕДАННЫЕ

1.  РАЗРАБОТАН и ВНЕСЕН Государственным комитетомСССР по управлению качеством продукции и стандартам

РАЗРАБОТЧИКИ

П. А. Шалаев, Б. С. Мендриков (руководительтемы); С. С. Борушек, Б. Я. Кабаков, В. Г. Мартынов, К. Н. Ничков

2.  УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕПостановлением Государственного комитета СССР по управлениюкачеством продукции и стандартам от 26.04.90 № 1031

3.  (Исключен, Изм. № 1)

4.  ВЗАМЕН ГОСТ 2.503-74, ГОСТ 2.505-82, ГОСТ2.506-84

5.  ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

СОДЕРЖАНИЕ