На главную
На главную

ГОСТ 2.501-88* «ЕСКД. Правила учета и хранения»

Стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов изделий всех отраслей промышленности.

Обозначение: ГОСТ 2.501-88*
Название рус.: ЕСКД. Правила учета и хранения
Статус: действующий
Заменяет собой: ГОСТ 2.501-68 ГОСТ 3.1111-77 «ЕСТД. Правила учета, хранения и внесения изменений» (в части раздела 2)
Дата актуализации текста: 27.04.2010
Дата добавления в базу: 27.04.2010
Дата введения в действие: 01.01.1989
Разработан: Госстандарт СССР
Утвержден: Госстандарт СССР (17.03.1988)
Опубликован: ИПК Издательство стандартов № 2003<br>Издательство стандартов № 1989

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙДОКУМЕНТАЦИИ

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

ГОСТ 2.501-88
(СТ СЭВ 159-83)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССРПО СТАНДАРТАМ

Москва

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Единая система конструкторской документации

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

Unified system for design documentation.
Registration and storage rules

ГОСТ
2.501-88

(CT СЭВ 159-83)

Дата введения 01.01.89

Настоящий стандарт устанавливает общие требования поучету и хранению конструкторских и технологических документов выполненных вбумажной и электронной формах (далее - документы) изделий всех отраслейпромышленности.

На основе настоящегостандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета ихранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объемадокументации и условий документооборота.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1.Складывание копий документов в бумажной формепроизводят в соответствии с приложением 1.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.2. Все имеющиеся на предприятии1) подлинники, дубликаты икопии документов (далее - подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету ихранению в соответствии с разд. 2 и приложением 2.*

1) Под предприятием следует понимать предприятиеили организацию.

2) Знаком «*»отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении 5.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.3.В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной иэлектронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. Приэтом соблюдают следующие правила:

-конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

-снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядкеэлектронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами(подлинниками, дубликатами, копиями);

-для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизацииизделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы сприменением средств вычислительной техники. Такие документы должны бытьподписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чегоони приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых ониполучены;

-преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ2.102;

-документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметьсоответствующие ссылки друг на друга;

- взаимное соответствиемежду этими документами обеспечивает разработчик.

(Введен дополнительно, Изм. № 1)

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1.Подлинники, выполненные в бумажной форме,принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий(отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий),репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2.102-68 и ГОСТ 13.1.002-80 .*

Подлинники электронных документов,принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051 .

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

1)комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями ведомостями электронных документов или другимидокументами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

2)комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой илидругими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

3) наличиеустановленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранениедокументы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, недопускается.*

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют(учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:

-инвентарный номер документа;

-дата регистрации;

-обозначение документа;

-наименование;

-число листов в документе;

-формат документа по ГОСТ 2.301;

-кем выпущен документ;

-подпись о приемке документа на хранение;

-примечание (при необходимости).

Регистрацияможет быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированнымспособом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют винвентарной книге подлинников по форме1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированнойрегистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер.*

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.5. Инвентарныекниги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятийдубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного ивспомогательного производства.

Допускаетсявести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских итехнологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий(дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера недолжны повторяться.

2.6.Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующиеграфы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажнойформе или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.7. По каждомудокументу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения(изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движенияподлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствиис карточками учета по формам 2, , и приложения 3.

Для проектнойдокументации, документации вспомогательного производства и единичногопроизводства допускается карточки учета не составлять.

2.8. Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следуетхранить поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределахкаждого формата и кода предприятия-разработчика.

Допускаетсяхранить подлинники по возрастанию обозначений документов в пределах изделия безучета форматов.

Подлинникиэлектронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или наотдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителяхосуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условияхранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрыйпоиск и пригодность к использованию.*

(Измененная редакция, Изм. № 1 )

2.9. Подлинники технологических документов следуетхранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядкевозрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201-85 в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.

Допускаетсяхранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторскихдокументов, указанных в основной надписи технологических документов.

Учетприменяемости технологических документов вручную или автоматизированнымспособом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ3.1201.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.10.Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить вразвернутом виде.

Подлинники,выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми наскалках или в развернутом виде.

2.11. Подлинникианнулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующихподлинников и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии сприложением 1.

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Подлинники,пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленныйподлинник может быть изготовлен только после составления акта о списаниипришедшего в негодность или утерянного подлинника.

3.2.Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

Ввосстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всемиизвещениями, выпущенными до момента его восстановления.

3.3.Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копиювосстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.4. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведеныразмеры, надписи, графические изображения и т. п., исключенные по извещениям обизменении в подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник.

Ввосстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковыеномера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи спроизведенными изменениями.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.5. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна бытьперенесена запись только о последнем изменении.

При восстановленииподлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений,обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждоголиста восстановленного подлинника должны быть проставлены на основанииимеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемогодокумента.

В листерегистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведеныданные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начинаяс первого изменения).

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.6. Взаменподлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле дляподшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике, вкруглых скобках должно быть написано: ²(Подпись)" и ²(Дата)".

При изготовлениивосстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой снего учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинникадопускается не воспроизводить.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.7.Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом поуказанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущегонаблюдение за изготовлением изделия.

Надпись,подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнятьтушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

²Восстановлен с подлинника.

Верно:(подпись, фамилия и дата)".

²Восстановлен с копии.

Верно:(подпись, фамилия и дата) ".

Правильностьвосстановленного подлинника электронного документа должна подтверждатьсяэлектронной цифровой подписью ответственного лица.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

3.8. В верхнемправом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надписьтушью или должен быть проставлен штамп: ²Восстановленный подлинник №…" с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

3.9.Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемогоподлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка винвентарной книге.

3.10. Наподлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: ²заменен восстановленнымподлинником №..." с указанием порядкового номера восстановления и датыпринятия восстановленного подлинника на хранение.

4. УЧЕТ ПРИМЕНЯЕМОСТИ ДОКУМЕНТОВ

(Исключен, Изм. № 1)

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Рекомендуемое

СКЛАДЫВАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ

1. Листы чертежейвсех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных(продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.

2. Листычертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой сторонесложенного листа.

3. Листычертежей складывают в последовательности, указанной в табл. 1 и 2,цифрами на линиях сгибов.

4.Устанавливаются следующие виды складывания:

1) в папки всоответствии с табл. 1;

2) длянепосредственного брошюрования в соответствии с табл. 2.

Таблица 1

Складывание в папки

Размеры, мм

Формат

Схема складывания

Складывание

продольное

поперечное

АО (841´1189)

A1 (594´841)

А2 (420´594)

A3 (297´420)

Таблица 2

Складывание для непосредственногоброшюрования

Размеры, мм

Формат

Схема складывания

Складывание

продольное

поперечное

АО (841´1189)

А1 (594´841)

А2 (420´594)

А3 (297´420)

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое

1. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Копиидокументов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастноотпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтениедокумента. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиесяна подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

При приемкекопий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектностьдокументации в соответствии с сопроводительными документами.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.2. Напредприятии могут хранить следующие копии конструкторских и технологическихдокументов: архивные, контрольные, рабочие.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.3. Архивныекопии отражают состояние конструкции или технологии изготовления изделия впериоды утверждения их заказчиком, передачи подлинниковпредприятиям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п. Наличиеархивных копий отражают в карточках учета (форма 2, приложение 3)

В архивные копииизменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельно от других копий, в папках(альбомах) или на электронном носителе.

Длядокументов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивнойкопии ставят штамп ²АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР".Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии.Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов.

Архивныекопии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующийпризнак (буква, цифра и др.).

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.4. Контрольныекопии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочихкопий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий иабонентам не выдают».

Контрольнаякопия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующийпризнак (буква, цифра и др.).

На лицевойстороне каждого листа контрольных копий на видном месте ставят штамп ²КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" (за исключением контрольных копийтипографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штампставят только на обложке и на титульном или первом листе).

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.4а. Рабочие копиипредназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся вобращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация.

(Введен дополнительно, Изм. № 1)

1.5. (Исключен,Изм. № 1)

1.6. Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним ивнешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом.Учет проводят по карточкам учета документов формы 2, в соответствиис приложением 3.

Учетвыдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную илиавтоматизированным способом по абонентским карточкам формы 3, в соответствии сприложением 3*

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.7. Копиидокументов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными впапки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранениироссыпью (полистно) копии складывают на формат А4. Копии, помещаемые в альбомыи папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с приложением 1.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.8. Копииконструкторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределахизделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

1.9. Копииконструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) в следующейпоследовательности:

1) спецификацияизделия;

2) документыосновного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

3) спецификациисоставных частей изделия и документы основного комплекта составных частейизделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основногокомплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке ихзаписи в спецификации;

4) чертежидеталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составныхчастей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь(кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей(в порядке записи их в спецификации).

1.10. Комплекткопий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы,при этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанныена одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составнуючасть изделия.

Принеобходимости, в одну папку (альбом) допускается помещать технологическиедокументы по отдельным методам обработки и сборки изделия.

1.11. В одну папку(альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.

1.12. Прибольшом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколькопапок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указываютномер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).

1.13.Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которойперечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в нейдокументы.

1.14. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинникидокументов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве,выделяют экземпляр копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждоголиста копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома)ставят штамп ²ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА"или ²ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА", приведенные в приложении4*.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

1.15. На копияхдокументов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставятштамп ²ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕСООБЩАЕТСЯ".

1.16. В запросахо высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать научет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений обизменениях или нет.

1.17. Копиидокументов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, атакже копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесениемизменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХПРЕДПРИЯТИЙ

2.1. Копиидокументов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки илипереплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они былиизданы или отдельно по каждому изделию.

Допускаетсякопии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или A3.

2.2. В каждой папке(альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности ихрасположения, все находящиеся в ней документы.

2.3. Регистрацию(учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии стребованиями пп. 2.3 и 2.4настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) вбумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра(при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штампв папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или влевом верхнем углу обложки.

На копиях вбумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнемуглу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного наформат А4.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.4. Копииучитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, , , в соответствии с приложением 3.

(Измененная редакция, Изм. № 1)

2.5. Копиидругих предприятий хранят в порядке возрастания обозначений по каждому кодупредприятия.

2.6. В случаепрекращения применяемости учтенных копий на данном предприятии держателяподлинников ставят в известность для снятия их с учета.


ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Рекомендуемое

Форма 1

Инвентарнаякнига

Форма 2

Карточкаучета документов (лицевая сторона)

Форма 2 а

Карточка учета документов(оборотная сторона)

Форма 2б

Карточка учета документов(лицевая сторона вторых и последующих листов)

Форма 2в

Карточка учета документов(оборотная сторона вторых и последующих листов)

Форма 3

Абонентскаякарточка (лицевая сторона)

Форма 3а

Абонентская карточка(оборотная сторона)

Примечание. В карточкеучета документов указывают:

1) в графе ²Вид документа" формы 2- вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;

2) в графе ²Разовые выдачи" формы абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом ²ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

 


ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рекомендуемое

ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ ПО УЧЕТУ И ОБРАЩЕНИЮДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ

1. Штампыпредназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображениянадписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а такжев извещениях и в документах учета.

2. Штамп ²ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМПОДЛИННИКОМ №......... г." суказанием порядкового номера восстановления подлинника и даты еговосстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленныеподлинники.

3. Штамп ²АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН..., извещ. №... от ... г." ставят (с указаниемномера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениямподлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствиизамены ставят прочерк.

4. Штамп ²ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕНПРИМЕНЯТЬ..." ставят на основании соответствующих извещений наподлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновьразрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.

5. Штамп ²ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствии подлинниковэтих документов.

6. Штамп ²ЭКЗ. №..." ставят (с указанием номера экземпляра) на папках(альбомах) копий и на отдельных копиях.

7. Штамп ²ИНВ. №.... ЭКЗ. №.......г. " ставят (с указанием инвентарногономера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельныхкопиях документов других предприятий.

Допускаетсятакже использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрацииобразцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правахподлинников.

8. Штампы ²КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" и ²АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР"ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках(альбомах) копий. Штамп ²КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР"ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.

9. Штампы ²ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" и ²ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА"ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов,выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники или ведущемунаблюдение за изготовлением изделий в производстве.

10. Штамп ²ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ" ставят на копиях документов, выдаваемыхв порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этихдокументов.

11. (Исключен, Изм. № 1)

12. Допускаетсяприменять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

«ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Справочное

КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА

Кпункту 1.2. Учет и хранение бумажных иэлектронных документов является частью системы обращения документации напредприятии.

Подучтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание(учтенный документ).

Переченьфункций, организационная структура и распределение функций системыдокументооборота устанавливается предприятием.

К пункту2.1. При регистрации (учете)электронных документов в графе «Примечание» (форма 1, приложение 3) указывают формат файла документа.

Кпункту 2.2. К другим документамотносится «Ведомость спецификаций» в соответствии с ГОСТ 2.102,по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников накомплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступенивходимости составных частей.

Дляэлектронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочнымединицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Для документовна все изделие в целом комплектность документов проверяют по «Ведомостиэлектронных документов».

Кпункту 2.4. Инвентарный номерподлиннику присваивают независимо от количества листов в документе иликоличества файлов, из которых он состоит.

Надокументе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждыйлист.

Инвентарныйномер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.

Кпункту 2.8. Для обеспечениявосстановления электронных баз данных автоматизированных систем при храненииподлинников следует проводить резервное копирование.

Правилавыполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.)устанавливает организация.

К приложению 2(пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движениядокументов должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним ивнешним) извещений об изменениях и (или) копий измененных документов».

ИНФОРМАЦИОННЫЕДАННЫЕ

1.РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по стандартам

ИСПОЛНИТЕЛИ

В.Ф. Курочкин, канд. техн. наук; П.А.Шалаев, канд. техн. наук; Б С. Мендриков; С.С. Борушек; Е.А. Лобода;В.Г. Мартынов; Л.Д. Амирджанянц; А.Ю. Воронова

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН ВДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от17.03.88 № 614

3. (Исключен,Изм. № 1)

4. ВЗАМЕНГОСТ 2.501-68, ГОСТ 3.1111-77 (в части разд. 2)

5. ССЫЛОЧНЫЕНОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Обозначение НТД, на который дана ссылка

Номер пункта, подпункта

ГОСТ 2.102-68

2.1

ГОСТ 3.1201-85

2.9,

ГОСТ 13.1.002-2003

2.1

ГОСТ 2.051-2006

2.3

ГОСТ 2.301-68

2.3

(Измененнаяредакция, Изм. № 1)

Переиздание.Октябрь 1988 г.

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ.. 1

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ.. 2

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ.. 3

4. УЧЕТ ПРИМЕНЯЕМОСТИ ДОКУМЕНТОВ.. 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 1  Рекомендуемое. 4 СКЛАДЫВАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ.. 4

ПРИЛОЖЕНИЕ 2  Рекомендуемое. 6 1. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ.. 6

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИЙ.. 7

ПРИЛОЖЕНИЕ 3  Рекомендуемое. 8 Инвентарная книга. 8

ПРИЛОЖЕНИЕ 4  Рекомендуемое. 12 ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ ПО УЧЕТУ И ОБРАЩЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ. 12

«ПРИЛОЖЕНИЕ 5 Справочное. 13 КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА.. 13

 

1 538
Мне нравится
Комментировать Добавить в закладки

Комментарии могут оставлять только зарегистрированные пользователи.

Пожалуйста зарегистрируйтесь или авторизуйтесь на сайте.