Компания «Технологии производственной безопасности», как разработчик системы электронных инструктажей, собрала и систематизировала информацию по данному вопросу.
С 1 января 2021 г. согласно новым правилам по охране труда допускается возможность ведения документооборота в области охраны труда в электронном виде (кроме предприятий в морских и речных портах) с использованием простой электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Отметим, что в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная простой ЭП или неквалифицированной ЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе.
Какие бывают виды электронной цифровой подписи и где еще она используется? ЭЦП (или просто ЭП) бывает двух видов (регламентируется ч. 2 ст. 5 63-ФЗ):
Простая ЭП — подтверждает факт своего формирования с помощью кодов и паролей. Это так называемые ключи ПЭП. У ключей ПЭП есть публичная часть — например, номер телефона, адрес почтового ящика, и конфиденциальная часть — код из SMS сообщения, или присланный по почте конкретно данному сотруднику.
Усиленная ЭП — делится на квалифицированную и неквалифицированную —требует посещение удостоверяющего Центра.
Сейчас стоимость усиленной электронной цифрой подписи зависит от формы компании и вида ЭЦП. В среднем для физических лиц цена варьируется от 300 до 2000 рублей за одного сотрудника. Для юридических лиц и ИП выше — от 1 500 до 20 900 руб. Усиленная подпись – дорогое решение, поэтому больше встречается вариант простой ЭЦП, она обходится значительно дешевле.
Где еще используется простая ЭП, к чему мы уже все привыкли:
Соглашения между участниками электронного взаимодействия прописываются в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Там же указывается номер телефона и адрес электронной почты.
Для того, чтобы нормативные правовые акты были признаны равнозначными документам на бумажном носителе, надо соблюсти два условия:
Таким образом, для использования простой электронной подписи в организации должны быть разработаны следующие документы:
На примере РЖД, самом крупном перевозчике российской сети железных дорог рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью электронных подписей и инструктажей по охране труда.
Численность работающих в ОАО «РЖД» 717 тысяч человек (без учета удаленных подразделений). Ежегодно проводится более 36 миллионов (!!!) инструктажей, это 100 000 в день. Количество бумажных журналов, которые используются для проверки знаний по охране труда — 87 тысяч, или в пересчете на вес — 35 тонн бумаги. Все это не гарантирует добросовестного выполнения правил по технике безопасности. Напротив, руководство выделяет проблемы:
Эти проблемы решаются после внедрения цифровой платформы в рамках перевода документов в электронный вид. Руководство компании выделяет для себя преимущества электронной подписи:
Какие же инструменты «Технологии производственной безопасности» https://lp.protb.ru/ использует для достижения цели?
И, самое главное:
Не менее важен экономический эффект при введении ЭДО, а именно:
Разработчик предлагает готовые решения, которые позволяют заменить подпись и журналы инструктажей на ПЭП и электронные инструктажи - первичный, повторный, целевой, вводный, в том числе с подрядчиками.
Комментарии