Об управлении временем и личной эффективности

Сегодня мы начинаем цикл статей, посвященных стресс-менеджменту, тайм-менеджменту, управлению и восполнению сил и в целом личной эффективности. Эта информация поможет и сотрудникам, и руководителям компаний привести в порядок текущие дела, сохранить самообладание в разных ситуациях и восполнять энергию, потраченную в течении рабочего дня.

Сейчас всё чаще звучат вопросы - как сделать так, чтобы не нужно было оставаться на работе допоздна и заканчивать начатое? Как сделать её более эффективной? Как не терять все силы на работе и не "приползать" домой выжатым как лимон?..

Короткого и однозначного ответа нет. Однако наши статьи и способы экономии времени, снятия стресса, правильного восполнения сил, которые в них будут даны, помогут вам. Конечно, при условии их использования.

Начнем с управления временем и организации дел.

Всё дела не переделаешь. Поговорка старая, но верная. Что же делать, чтобы их количество хотя бы не увеличивалось, а уменьшалось со временем?
Три совета - функционал, приоритеты и делегирование. И если последнее доступно в основном руководителям отделов и организаций, то точное определение функциональных обязанностей и установка приоритета в задачах на день, неделю, месяц поможет и рядовому сотруднику не тратить время и энергию на ненужные дела.

Ещё при поступлении на работу с сотрудником обсуждают, что он должен будет делать, какие функции выполнять. Если на работу берут, к примеру, бухгалтера, то в её/его трудовом договоре не будет прописана обязанность варить шефу кофе. Если берут менеджер по продажам, то он(она) не должен(на) убирать снег у крыльца офиса.

Что же делать, если на вас постоянно пытаются возложить не ваши обязанности?

Отказываться. В нашей культуре не принято говорить "нет" в ответ на просьбы из опасения обидеть человека, в скобках - начальника. Но если сразу не определить границы, то есть риск, что вам постоянно придется делать то, за что вам не платят.
Как отказаться? Вежливо. Если хотите, можете объяснить причины. "Извините, но я сегодня и ближайшие дни занимаюсь тем-то, и не могу отвлекаться на другое. Иначе я ничего не успею сделать." Причины можно сказать любые, а можно не объяснить ничего - это ваше право. Да и самостоятельно не стоит брать на себя то, что вы не хотите выполнять. Можно, конечно, один раз организовать корпоратив для компании, но потом не удивляйтесь, если вы будете заниматься этим постоянно.

Приоритеты

Основная задача сотрудника - выполнить то, ради чего его наняли. Бухгалтера - сделать так, чтобы сводился дебет с кредитом, специалиста по охране труда - сделать так, чтобы на производстве не произошло несчастных случаев, а если такое случилось, то не по вине специалиста. Что при этом будет приоритетом? Проведенные инструктажи, подписанные и правильно оформленные документы, пройденное обучение и т.п. Всё остальное - вторые и третьи по значимости дела. Если произойдет непредвиденная ситуация, то смотреть будут в основном на документы и на слова работников и сотрудников.

Делегирование

Всё, что не слишком значительно и можно передать иным сотрудникам без ущерба для эффективности - передаем. Руководителю подразделения это сделать легче и не стоит беспокоиться, что сотрудники не справятся. Естественно, стоит предварительно объяснить, что нужно сделать и поставить крайний срок выполнения. Если же какой-либо специалист на предприятии один и в работе он взаимодействует с другими сотрудниками, то возможно договориться, например, о четких сроках передачи документов друг другу, попросить не отрывать от текущих дел просьбами, приглашениями на перекур, чаепития и пр.

В каждой организации свои нюансы, однако эти советы помогут вам освободить своё время и не распыляться на несколько дел одновременно.
В последующих статьях мы подробнее раскроем эти и другие способы бережного управления временем и дадим прочие полезные знания.