Полный переход на электронные медкнижки перенесли: что работодателю делать до 1 сентября 2027 года

Что изменил приказ Минздрава

Минздрав перенес срок полного перехода на электронные личные медицинские книжки. Выдавать и вести личные медицинские книжки на бумажном носителе разрешено до 1 сентября 2027 года. Ранее переходный период должен был закончиться 1 сентября 2026 года.

Изменение внесено приказом Минздрава России от 29 июля 2026 года № 705н в порядок, утвержденный приказом Минздрава России от 18 февраля 2022 года № 90н. Официальный текст приказа № 705н опубликован на pravo.gov.ru.

Одновременно уточнен состав сведений в электронной медицинской книжке: в нее включают информацию о поле и гражданстве владельца. Работодателю эти поля самостоятельно заполнять не нужно, но стоит заранее проверить, как медицинская организация выявляет и исправляет расхождения в персональных данных.

Кого касается переходный период

Перенос важен для организаций, сотрудники которых обязаны иметь личные медицинские книжки в связи с выполняемой работой. Чаще всего это предприятия торговли и общественного питания, организации, работающие с питьевой водой, образовательные и оздоровительные учреждения, а также другие работодатели, для которых такое требование установлено санитарным законодательством.

При этом должность сама по себе не всегда дает правильный ответ. Определяющее значение имеют фактический вид работы, контакт с продукцией или людьми и конкретное нормативное основание. Поэтому нельзя автоматически требовать личную медицинскую книжку у всех работников подразделения только потому, что она нужна части персонала.

Отсрочка не означает, что бумажная книжка становится единственно допустимым вариантом. Электронные ЛМК продолжают действовать, а до 1 сентября 2027 года бумажный и электронный форматы используются в рамках переходного периода.

Что отсрочка не отменяет

Работодатель по-прежнему обязан не допускать к работе сотрудника, который не прошел обязательный предварительный или периодический медосмотр, если такой осмотр предусмотрен законом. Личная медицинская книжка отражает установленные сведения, но не заменяет организацию осмотров, направление работника и контроль медицинских заключений.

Не отменяются и иные обязательные процедуры, связанные с конкретной деятельностью: профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация, обследования, вакцинация при наличии законных оснований, а также санитарные требования к условиям труда. Проверять нужно весь комплект обязанностей, а не только наличие книжки.

Наконец, перенос срока не позволяет принимать документ без проверки. Работодатель должен убедиться, что книжка относится именно к этому работнику, оформлена уполномоченной организацией и содержит актуальные результаты предусмотренных процедур.

Семь действий работодателя до 1 сентября 2027 года

1. Проведите инвентаризацию. Составьте список работников, которым действительно нужна ЛМК, укажите основание, формат книжки и дату ближайшего обязательного осмотра. Отдельно отметьте сотрудников, по которым основание не подтверждено.

1. Проверьте локальный порядок допуска. В нем должны быть распределены обязанности кадровой службы, специалиста по охране труда, руководителя подразделения и работника. Укажите, кто контролирует сроки и кто принимает решение о недопуске.

1. Сверьте договор с медицинской организацией. Уточните, как оформляются бумажные и электронные книжки, кто передает сведения, как исправляются ошибки и каким документом подтверждается прохождение осмотра до появления информации в системе.

1. Не устанавливайте преждевременный запрет на бумажные ЛМК. Если внутренний документ требует только электронный формат с 1 сентября 2026 года, пересмотрите формулировку. Иначе организация может создать необоснованные препятствия для допуска работников.

1. Организуйте контроль персональных данных. Реестр ЛМК содержит сведения ограниченного доступа. Определите круг пользователей, место хранения бумажных документов, порядок работы с электронными сведениями и сроки хранения служебных копий.

1. Обучите кадровиков и линейных руководителей. Они должны отличать отсутствие личной медицинской книжки от отсутствия обязательного медосмотра и понимать, какой документ подтверждает выполнение каждого требования.

1. Составьте план окончательного перехода. Не откладывайте подготовку на август 2027 года. Проверьте доступы, обмен сведениями, резервный порядок на случай технического сбоя и способ подтверждения статуса работника.

Как вести внутренний реестр

В рабочей таблице достаточно фиксировать Ф.И.О., подразделение, должность, нормативное основание для ЛМК, формат документа, номер или идентификатор, дату выдачи, дату последнего осмотра, ближайшую контрольную дату, медицинскую организацию и ответственного сотрудника.

Не следует переносить в общий реестр диагнозы и лишние медицинские сведения. Для контроля допуска работодателю нужен минимально необходимый набор данных. Доступ к таблице предоставляют только тем, кому он требуется для исполнения служебных обязанностей.

Полезно настроить три сигнала: срок истек, до контрольной даты осталось не более 30 дней, данные не заполнены. Такой реестр помогает заранее направить сотрудника на обязательную процедуру, а не обнаружить проблему непосредственно перед сменой.

Какие ошибки особенно рискованны

Первая ошибка — считать, что перенос отменил электронные книжки. Это не так: изменен срок окончания переходного периода.

Вторая — допускать работника только по фотографии или копии книжки без проверки обязательного осмотра и актуальности сведений.

Третья — требовать ЛМК без нормативного основания. Избыточный сбор медицинских данных создает и трудовые, и персональные риски.

Четвертая — ждать 2027 года и не менять внутренние процессы. Дополнительный год лучше использовать для спокойной сверки персонала, договоров и доступа к электронным сведениям.

Главный практический вывод: до 1 сентября 2027 года работодатель может продолжать работу с бумажными ЛМК, но обязан обеспечить тот же уровень контроля обязательных процедур и достоверности данных. Отсрочка дает время на переход, а не освобождение от требований.

Для того, чтобы быть всегда в курсе самых важных новостей и изменений по охране труда, подпишитесь на нашу еженедельную рассылку