Как организовать совместное использование автотранспорта в компании

В большинстве компаний служебный автотранспорт закреплен за отделами. В теории это удобно, но на практике неэффективно. Сотрудник не может взять автомобиль другого отдела, если у его отдела не осталась свободных машин. Какие-то машины ездят целый день, другие простаивают без дела. Продуктивность сотрудников и водителей падает, что отражается на работе всей компании. В этой статье расскажем, с какими проблемами сталкивается компания, когда служебные автомобили закреплены за отделами, как решить эти проблемы и начать эффективно управлять автопарком. Реальный пример решения. которое позволяет управлять пассажирскими перевозками в компании описан на этом сайте.

Почему закрепление корпоративного автотранспорта за отделами неэффективно

На первый взгляд кажется, что сотрудникам будет удобно пользоваться служебными автомобилями, кода машины закреплены за отделами: за юристами — две машины, за бухгалтерами — две, за инженерами — три и т. д. У всех есть свои машины, которыми они в любой момент могут воспользоваться для решения рабочих задач. Но на деле происходит по-другому.

Нельзя использовать свободные машины других отделов

Разберем пример. Крупный заказчик внезапно назначил встречу. Чтобы не сорвать сделку, сотрудник вашей компании должен прямо сейчас выехать к нему. Но у его отдела не осталось свободных машин. Он мог бы взять автомобиль другого отдела, но по правилам компании нельзя. Из-за этого сотруднику приходится вызывать такси за свой счет. Он может опоздать на встречу и сорвать сделку. Заказчик уйдет к конкурентам, доход компании снизится. В это время свободные машины другого отдела будут просто простаивать без дела.

Высокие затраты на содержание автопарка

Те машины, которые ездят чаще других, чаще других и ломаются. Для них нужно покупать дополнительные запчасти, ремонтировать, проводить проверки. Из-за этого расходы компании на содержание автопарка увеличиваются.

Как начать совместно использовать служебные автомобили

Автопарк должен помогать компании решать рабочие задачи, а не тормозить бизнес-процессы и тянуть дополнительные деньги на свое содержание. Машины не должны простаивать в гараже, а сотрудники должны беспрепятственно пользоваться свободными автомобилями.

Создайте пул общих автомобилей

Выделите автомобили, которыми смогут пользоваться все сотрудники, независимо от отдела. Для руководителей и директоров компании можно оставить закрепленными несколько автомобилей более высокого класса.

Поездки будут равномерно распределяться между свободными автомобилями. Так каждый автомобиль совершит несколько поездок в день.

Используйте автомобиль одновременно с другими сотрудниками

В одной машине не одно место. Можно ехать вдвоем или втроем. На одном служебном автомобиле также можно передвигаться сразу нескольким сотрудникам. Например, если точки назначения находятся недалеко друг от друга, заказ может выполнить один автомобиль. Или, если два сотрудника находятся в одном месте, то за ними можно послать также только один автомобиль, а не по одному на каждого.
Пробеги автомобилей и затраты на их ремонт выровняются. Сократиться время ожидания свободной машины. Сотрудники будут выполнять больше рабочих задач, которые связаны с использованием автотранспорта. Все это позволит наладить эффективную работу автопарка, что благоприятно скажется не только на его работе, но и на показателях компании в целом.