Что такое кадровый аудит? Его суть, виды, значение и механизм проведения.

7 февраля 2020 | Обо всем

В каждой организации существуют определенные правила ведения документации. Такие правила установлены действующим законодательством, а называется это кадровый аудит. При проведении государственными органами проверки кадрового аудита, необходимо на сто процентов быть уверенным, что ведение документации не имеет нарушений, в противном случае, надзорными органами может быть наложен штраф. При возникновении трудностей ведения документации на производстве, обязательно нужно обратиться к специалистам здесь.

Кадровый аудит – что это за мероприятие?

Каждому делопроизводителю, бухгалтеру или иному работнику, который сталкивается с делопроизводством надлежит знать, что такое кадровый аудит. Термин кадровый аудит означает проверку всей документации организации и делопроизводства в общем, на соответствие действующему законодательству. Для примера, кадровым аудитом можно считать проверку по правильному заполнению трудовых книжек.

Кадровый аудит необходим для выявления, установления и пресечения фактов нарушения ведения делопроизводства, неправильно заполненной документации, а также для анализа развития организации.

Законодательство и каровый аудит

Законодатель не издал отдельный нормативно-правовой акт, в котором были бы единые требования ко всем видам документов и их заполнению, поскольку в каждой частной и государственных организациях своя специфика работы. В каждой сфере, профессии, свои специальные бланки, а значит и своя специфика заполнения и ведения документации. Однако, несмотря на многообразие документации особенностей делопроизводства всех предприятий, можно выделить несколько нормативных актов, в которых закреплены основные положения, касающиеся делопроизводства и проведения кадрового аудита:

Трудовой кодекс Российской Федерации;
Постановление правительства о правилах, нормах заполнения трудовых книжек от 16.04.2003 года;
Постановление государственного отдела статистики о проведении учета документации по оплате труда от 5.01.2004 года;
Закон «О защите персональных данных».

Виды кадрового аудита

Кадровый аудит бывает нескольких видов, рассмотрим каждый из них подробнее:

1. По способу привлечения специалиста:

Внутренний – проводится со специалистом, который работает в данной организации;
Внешний – специалист для кадрового аудита привлекается руководством предприятия с любой другой организации.

2. По частоте проверок:

Регулярные проверки (каждый отчетный период);
Единичные (проводится единожды в настоящий момент);
Быстрая проверка (проверка, необходимая в конкретный момент);
Планомерная (такая проверка проводится на протяжении неопределенного количества времени, где проверяются одни и те же объекты).

3. По объему проверяемой документации:

Полная проверка (анализируются все документы);
Выборочная (проверяется документация определенного круга лиц).

4. По категории работников:

Проверка сотрудников, не занимающих должности, связанные с управлением;
Проверяются только работники, в чьи обязанности входит управление отделом или несколькими работниками;
Проверка всех сотрудников, от рабочих должностей, до руководителя предприятия.

Механизм проведения

Для проведения объективной проверки, лучше всего обращаться к профессионалам, которых можно найти на сайте accountprofi.ru. Кадровый аудит проводится в несколько этапов:

Подготовительный. На данном этапе происходит подготовка к проверке, определяются ее цели, срок проведения, выбираются сотрудники, а также назначается специалист.
Основной. Проводится сбор информации, проверка документов на соответствие законодательству.
Заключительный. Проводится анализ полученных данных и производится оценка делопроизводства и документации в целом, на наличие или отсутствие нарушений закона.

По результатам проверки специалистом составляется отчет, в котором отображаются результаты проведения кадрового аудита.