Контролируйте процессы, а не людей

Часто руководители очень переживают о результате и видя неутешительные итоги начинают вводить строгий контроль за сотрудниками. Это, несомненно, важно для развития бизнеса, но такой метод не совсем верен.

Контролирование вслепую и создание акцента только на количественных целях неэффективно. Из-за чрезмерного контроля персонала потенциал сотрудников используется не полностью. Очень часто причина низкой эффективности подчиненных не в людях, а в процессах. Сотрудник может сталкиваться с множеством проблем, которые могут мешать достичь результата. Задача менеджмента - разбираться в процессах, улучшать их и создавать для сотрудников максимально комфортную среду для работы.

Поэтому прежде чем выдвигать вопрос о том, как контролировать персонал, необходимо понимать, насколько важно анализировать процесс работы. Наблюдение и курирование в течение всей работы помогает выявить слабые места, ошибки, устранять проблемы на этапе их формирования. Это же позволяет повышать эффективность сотрудников, повышает их ответственность и вовлеченность в процесс.

Правильно отлаженные, контролируемые процессы — залог продуктивной работы как малых, так и крупных предприятий. Рассмотрим инструменты, которые помогут в этом.

Основные инструменты для контроля процессов

Чтобы достичь нужного результата, важно упорядочить работу, разбить ее на задачи. Ведь проще выполнять небольшие блоки дел, следовать ступень за ступенью до конечного итога. А чтобы отслеживать и контролировать рабочий процесс, можно использовать специальные инструменты:

• Trello. Популярная бесплатная система, которая станет отличным помощником для маленькой команды. В ней можно выполнять технически несложные задачи, причем за счет простого интерфейса в данном сервисе разберется любой сотрудник. Работа в Trello базируется на виртуальной доске (общем рабочем пространстве) и списках (столбцах). Они позволяют распределять поручения по определенным типам. Например: запланированное, текущее, выполненное. В столбцах размещаются карточки, на которых указываются сами задачи. Гибкость интерфейса дает возможность упорядочить так, как удобно руководителю и самим сотрудникам.

• MeisterTask. Полезен при технически сложных проектах. Работает по такому же принципу, что и Trello. Позволяет создавать отдельную поверхность под каждый проект с такими же столбцами, карточками. Но есть и дополнительные функции: панель с активностью участников проекта и фильтром задач, статистика доски. В MeisterTask можно посмотреть отчеты, сведения о потраченном времени и прочую информацию, необходимую для контроля. Программа бесплатная, но в таком режиме статистика будет недоступна. Для этого необходимо оформить платную подписку.

• CRM Битрикс24. Более сложное, многозадачное приложение. С его помощью можно выполнять различные отчеты, проделывать операции с документами, вести клиентскую базу, налаживать межкорпоративное общение. У данной программы несколько тарифов. Для небольшого коллектива, меньше 12 сотрудников, подойдет бесплатный режим. Настроить такой процесс просто, и руководитель может справиться самостоятельно. Для настройки сервиса на большую команду лучше обратиться к специалистам. Например, интернет-агентство «видОК» https://www.ravidok.ru поможет быстро качественно внедрить Битрикс24, настроить процессы и обучить персонал. Эта компания является официальным партнером Битрикс24, поэтому о качестве услуг можно не сомневаться.

Любой из этих инструментов может помочь навести порядок в процессах внутри компании и показать все подводные камни, мешающие сотрудникам работать эффективно. Главное - правильные цели и комплексный подход.