.svg){kind=icon}
.png "Пробный доступ к системе Гарант")
В эпоху бурно развивающейся цифровой экономики задача упорядочивания, хранения и защиты информации стоит как никогда остро. На предприятиях и в организациях накапливаются в огромных количествах личные дела персонала, бухгалтерские и налоговые отчеты, коммерческая и производственная документация разного рода.
Коробки с папками и журналами зачастую хранятся в какой-нибудь кладовке, не оборудованной защищенной от несанкционированного доступа дверью. Доступ и работа с хранимыми в архивах документами затруднен. Чтобы найти нужную бумагу или папку, журнал, ответственным сотрудникам организации проходится переворачивать десятки коробок с документами одну за другой.
В офисах предприятий малого бизнеса зачастую и вовсе не предусмотрено отдельного помещения для архива.
Все это создает не только проблемы качественного документоведения по установленной форме, но и приводит к возникновению риска потери важных документов. Коммерческая информация из незащищенного архива может исчезнуть, даже оказаться в руках недобросовестных конкурентов, но администрация останется в неведении до момента, пока не «грянет гром».
В то же время, существуют специальные сервисы, компании, которые специализируются на создании, грамотной организации и оформлении, безопасном и надежном сохранении, уничтожении архивов по мере устаревания.
Компания Reisswolf, как раз специализируется на оказании полного комплекса услуг по компетентной, профессиональной организации архивов и их защищенному хранению, как бумажном, так и в электронном форматах. Больше по теме: https://reisswolf.ru/, на сайте компании подробно описаны все предлагаемые услуги.
Качественное ведение хозяйства, организация коммерческой и производственной деятельности, невозможны без грамотного комплектования и оформления документации, накапливающейся в процессе деятельности предприятия любой формы собственности и сферы деятельности.
Без архива не может обойтись ни одна организация:
В то же время, существуют установленные нормы и правила по оформлению и хранению документов. Документы определенного рода должны быть прошиты и переплетены, журналы прошнурованы и опечатаны. На папках по установленной форме должны быть сделаны соответствующие отметки и указания. По окончании срока хранения документы должны уничтожаться. Для этого тоже требуется спецтехника.
Далеко не любая организация, даже довольно крупная, имеет в своем штате специалистов по архивному делу, умеющих грамотно оформить все хранимые документы, создать архив в удобной для обработки форме.
Часть документов, в соответствии с актуальными требованиями, должна переводиться электронный формат или оцифровываться. Для проведения всей этой работы требуются не только квалифицированные архивисты, но и специальное оборудование, оргтехника, канцелярские принадлежности особого рода.
Только самые крупные предприятия обладают достаточными финансовыми возможностями и штатным ресурсом для выделения отдельных архивных помещений и их оборудованию, содержанию, организации должной степени защиты.
Относительно небольшим предприятиям намного выгоднее и удобнее доверить работу с архивами компетентными специалистам из аутсорсинговой компании и платить разумную абонентскую плату, нежели выделять средства из бюджета на организацию и ведение собственного архива.