На главную
На главную

Как отчитаться по затратам на гостиницу по приезду из командировки

Как отчитаться по затратам на гостиницу по приезду из командировки
12 Сентября 2018 | Обо всем

Каждый сотрудник, который отправляется в командировку, стоит перед необходимостью выбрать место проживания в чужом городе. Впрочем, с этим не возникает особых сложностей, т.к. всегда можно воспользоваться специализированными сайтами по выбору места проживания.

Выбирать необходимо не только по уровню комфорта и стоимости, но и по наличию необходимых документов. Именно документы, подтверждающие проживание, будет первое, что спросят в бухгалтерии по возвращении из рабочей поездки. Отчетные документы обязательны для отнесения затрат на командировку к расходам, уменьшающим налог на прибыль.

В большинстве случаев гостиничные учреждения обязаны использовать контрольно-кассовую технику, поэтому проблем у командированного не возникает. Кассовый чек, в том числе при оплате банковской картой, является достаточным подтверждением расходов на проживание. Однако, на практике возникают ситуации, когда такой чек отсутствует. УФНС по г. Москве рекомендует предприятиям в таком случае обеспечивать наличие следующих документов:

  • Справку из гостиницы с указанием оказанных услуг и подтверждением произведенной оплаты;
  • Подтверждение нахождения сотрудника в населенном пункте, где располагается гостиница.

При предъявлении таких документов необходимо обратить внимание, на указание услуг по питанию. Если они выделены одной строкой, то при учете их необходимо исключить из расходов, т.к. Минфин указал, что затраты на питание относятся к суточным, поэтому не могут быть отнесены затратам на проживание. Впрочем, здесь также есть варианты – если питание не выделено отдельной строкой в счете, а упоминается только в общей услуге, например, «проживание, включая завтраки», то к расходам отнести можно всю сумму.

В исключительных случаях для подтверждения проживания в командировке можно обратиться к услугам специализированных компаний, например к gostinichniychek.ru. Здесь можно получить закрывающие документы в случае утери оригиналов документов, либо в иных ситуациях, когда у командированного сотрудника нет официального подтверждения проживания в гостинице.  

Подтверждающие проживание документы необходимы и в заграничных командировках. Зарубежные отели также выдают необходимые документы – инвойс. Сотрудник его предъявляет в бухгалтерию, но для целей налогового учета данные документ необходимо перевести, причем построчно.

Иногда за командированного услуги гостиницы оплачивает иное лицо своей банковской картой, а после этого сотрудник возмещает ему данные затраты. ФНС России по такому случаю пояснила, что такие платежи можно также учесть в расходы, но при условии, что будет подтверждение расходов именно сотрудником. Таким подтверждением может быть расписка плательщика, либо его письмо в адрес юридического лица.

Многие организации, которые часто командируют своих сотрудников в определенный населенный пункт, в последнее время часто используют вариант аренды квартиры. Налоговая служба и Минфин сошлись во мнении, что затраты на такое проживание также можно включать в расходы, уменьшающие налог на прибыль. Однако, такой учет имеет определенные нюансы. Прежде всего, необходимо обеспечить наличие документов подтверждающих проживание в ней командированных сотрудников: приказы о командировке, проездные документы или путевые листы. Также потребуется непосредственно договор аренды и документы об оплате. Учитывать в расходах можно затраты по аренде квартиры только в тот период, когда она использовалась для проживания командированных. Если в квартире никто из сотрудников не жил, либо нет подтверждения нахождения сотрудника в командировке, то за такой период арендные платежи не могут учитываться в расходах. Но данная позиция налоговиков не носит безусловный характер, в некоторых случаях расходы по аренде включаются в затраты полностью и не вызывают вопросов со стороны надзорных органов.


145
Мне нравится
Комментировать Добавить в закладки