Хранение документов

Некоторые организации и структурные подразделения предприятий отличаются масштабным документооборотом. Отделы кадров, службы охраны труда, экспертные лаборатории и т.д.

Отдельные категории документов подлежат многолетнему, а то и почти вечному хранению. Причем, зачастую именно в бумажном, а не электронном виде. Карты аттестации рабочих мест, протоколы проверки знаний, отчеты о лабораторных исследованиях вредных производственных факторов - можно привести множества примеров..

С годами в организации скапливаются солидные объемы бумажной документации. Перед руководством встает вопрос – как и где хранить все эти тысячи документов. Ведь необходимо одновременно оптимизировать стоимость хранения, сберечь документы, обеспечить свободный доступ и легкий поиск в случаях необходимости.

Периодически на предприятиях происходят реорганизации – необходимо предусмотреть условия хранение бумажных документов таким образом, чтобы их перемещение, логистика не превратились в серьезную проблему.

Документы в большом количестве можно хранить в сейфах, в специальных шкафах, на стеллажах. Иногда для хранения документации строятся специальные механизированные линии наподобие конвейера.

Одним из удобных и недорогих способов хранения документов являются картонные коробки.

Особенности производства и сфера применения картонных коробок

Сегодня производство картонных коробок осуществляется на автоматизированном оборудование с числовым программным управлением. Оператор установки задает десятки параметров согласно технологической карты.

• Габаритные размеры коробок.
• Количество слоев и способы их скрепления.
• Параметры оклеивания дополнительным защитным слоем, если требуется.
• Печать фирменных знаков, логотипов, торговых марок, нанесение шаблонов для внесения идентификационной информации о содержимом, владельце, назначении, адресате и так далее.

Современное оборудование позволяет быстро перенастраивать производственный процесс на выпуск картонных коробок любого заказанного клиентом формата в соответствии с нуждами конечного потребителя.

• Гофротара для перевозки и хранения разного года пищевых продуктов.
• Упаковка для сложной техники, электронного оборудования, бытовых приборов.
• Картонные ящики для хранения и перемещения документов.
• Ящики для упаковки почтовой корреспонденции и посылок.

Павлово-Посадский гофрокомбинат является одним из старейших и крупнейших в нашей стране производителей и оптовых поставщиков гофрокартона и гофротары, картонных ящиков практически любых размеров и форматов, обеспечивающих безопасную и удобную логистику в различных отраслях и сферах деятельности.

Преимущества хранения документов в картонных коробках

Коробки из гофрокартона обладают рядом серьезных преимуществ по сравнению с другими способами хранения больших объемов документации.

• Существенно более низкая стоимость производства и обслуживания картонных коробок сравнительно с другими логистическими формами.
• Надежная защита содержимого от повреждения при случайных падениях, ударах, сдвигах, физическом воздействии.
• Специальное покрытие обеспечивает предотвращение попадания внутрь ящиков влаги.
• Плотные стенки картонных коробок надежно защищают бумагу и текст, печати от выцветания под воздействием прямых солнечных лучей.

Картонные коробки могут быть спроектированы и изготовлены по индивидуальному заказу в необходимом количестве, в оптимальном размере и форм-факторе для удобства пользования, перемещения, складирования документов любого типа и формата.

Наконец, при хранении документов в картонных коробках организации не потребуется принимать в штат обслуживающий персонал для поддержания логистических элементов в рабочем состоянии. В случае повреждения, испорченная картонная коробка просто заменяется на новую.