Когда нужно ставить печать

Службы охраны труда и пожарной безопасности регулярно формируют локальные нормативные акты, инструкции, отправляют отчеты в надзорные органы. Давно стало нормой, что каждый такого рода документ заверяется подписью руководителя организации и печатью.

Всегда ли на самом деле обязательно наличие печати организации для подтверждения этих документов? К сожалению, государственные и отраслевые нормативно-правовые акты не дают на этот вопрос четкого ответа. А очень жаль, т.к. доступность недорого и качественно изготовить печать https://copy.spb.ru/pechat_i_chtamp/, подчас стимулирует, особенно малые компании, иметь печать организации сразу в нескольких отделах, у нескольких сотрудников, которые не прочь практически всегда использовать ее в подготовленных документах.

Давайте попробуем разобраться в этом вопросе с юридической точки зрения и в контексте общей логики документоведения.

Способы подтверждения действительности локальных актов

Под каждым локальным актом в организации ставятся подписи действующих ответственных сотрудников и руководителя предприятия. Для еще большей достоверности обычно ставится круглая печать организации. Необходимо ли это во всех случаях? Ведь как сами документы, так и уровни ответственности во всех случаях различны.

• Общие требования по простановке печатей на государственном уровне существуют только в отношении штампов, содержащих изображение государственной символики.
• На коммерческих предприятиях рекомендовано формировать внутренние акты относительно перечня документов, на которых в обязательном порядке требуется наличие печати.
• В остальных случаях достаточно даты создания локального нормативного акта и подписи ответственного работника.

При этом логически подразумевается, что подпись ответственного работника может подтвердить действительность документа только до тех пор, пока сам составитель и подписант локального акта продолжает исполнять свою работу и является ответственным за определенный сектор вопросов на предприятии согласно актуальному приказу за подписью руководителя предприятия.

В случаях, когда ответвленное лицо прекращает свою деятельность в определенной сфере, необходимо для продления действительности локальных актов производить переоформление документов, которые подписываются преемником бывшего ответственного сотрудника.

С юридической точки зрения доказательством того, что подписанные ответственным лицом акты являются действительными, является приказ по предприятию, за подписью руководителя и подтвержденный печатью организации.

В общем плане обязательно требуется заверять печатями документы, действующие не только на локальном уровне, но и за пределами организации. Сюда можно отнести документы следующего назначения:

• Финансовые подтверждения или документы, влекущие за собой финансовую ответственность.
• Исходящие документы, относящиеся к коммерческой сфере деятельности предприятия, либо влекущие какого-либо рода последствия, действия со стороны сторонних, особенно государственных и общественных организаций.
• Наградные листы, поощрения либо взыскания в отношении отдельных работников предприятия.

Разного рода уведомительные, информационные письма, не влекущие за собой никаких финансовых обязательств либо действий со стороны третьих лиц, организаций, не требуют подтверждения печатью.

Однако если информационные сообщения влекут за собой какого-либо рода существенные реакции со стороны сторонних организаций, тем более государственных учреждений, печать необходима. По крайней мере, дабы избежать проволочек и дополнительных подтверждений посредством обоюдной межведомственной переписки.

В данном контексте объяснить отсутствие четких государственных нормативов, когда нужно, а когда не нужно подтверждать документ печатью, объясняется естественной логикой.

К особому случаю относятся печати, содержащие герб Российской Федерации. Такого рода печати имеют право изготовлять и ставить на документах только организации, имеющие статус государственных либо официально уполномоченные государственными органами, так или иначе представлять государство.