Обмен электронными документами в чрезвычайных обстоятельствах

В письме от 21.02.2023 г. № 14-6/ООГ-1101 Минтруд России пояснил, могут ли работодатели и их сотрудники, не пользующиеся для взаимодействия электронным документооборотом, на временной основе обмениваться документацией электронного образа или формата.

В соответствии с ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ электронный документооборот (ЭДО) представляет собой процедуру подготовки, подписания, применения, хранения наймодателем, сотрудником либо трудоустраивающимся лицом документации рабочего характера, которая оформлена в электронном формате и исключает создание аналогов на традиционных носителях из бумаги. Исключение составляют случаи, которые указаны в нормах ТК РФ. 

Положения ст. 22.3 Трудового кодекса РФ позволяют работникам и работодателям, не использующим ЭДО, в исключительных ситуациях, связанных с эпидемией/эпизоотией, наводнением, возгоранием, землетрясением, травмированием на производстве, которые ставят под угрозу жизнь, здоровье работников и приемлемые условия существования граждан прибегать к такому формату. 

В соответствии с п. 11 ст. 22.1 ТК РФ работодатель должен в трёхдневный срок с момента подачи заявления сотрудником предоставить документы (или их копии), содержание которых связано с производственной деятельностью. Допустимый формат — бумажный носитель или, если в отношении документации используется ЭДО, электронный документ. 

Пункт 13 ст. 22.3 ТК РФ предусматривает, что при возникновении катастрофы, связанной с техногенными или природными факторами, аварии или несчастного случая на производстве работодатель и его сотрудник, не применяющие ЭДО, могут на временной основе обмениваться документацией электронного образа (фото, скан-копия с сохранением реквизитов) или формата. Для этого необходимо принять локальный нормативный акт предприятия, учесть позицию профсоюзной организации и соблюдать порядок учёта мнения соответствующего выборного органа, предусмотренный ст. 372 ТК РФ. При этом в дальнейшем нужно предоставить указанные документы на бумажном носителе.  

В итоге специалисты Минтруда РФ резюмируют, что на основании положений ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ в исключительных ситуациях допускается временный обмен электронной документацией (в том числе имеющей отношение к выдаче ксерокопий документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников) при условии принятия локального нормативного акта и с дальнейшим оформлением этих документов в бумажном формате.