Какие кадровые документы Минтруд не разрешает подписывать электронно?

Электронный документооборот, усиленные цифровые подписи, удалённый обмен документами. Для кадровой службы с этого года они окончательно стали реальностью.

Какие документы во взаимоотношениях работодателей и работников нельзя подписать усиленной цифровой подписью (УКЭП)?

Минтруд полагает, что электронная цифровая подпись неприменима для того, чтобы подтверждать документы:

• О несчастных случаях на производстве;

• Об увольнении;

• О прохождении инструктажей по ОТ.

Законодатель считает, что для расследования несчастных случаев на производстве очень важно, чтобы перечисленные документы нельзя было подделать. Поставить на них неверную дату, например. Также это убережёт и работодателя от злоупотреблений со стороны работников.

Ссылаясь на ч. 3 ст. 22 ТК РФ, Минтруд считает, что эти документы можно оформить только на бумажном носителе. Даже при том, что в соответствии с ФЗ от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ, документы, подписанные УКЭП, приравнены к оригиналам на бумаге.

Таким образом, всё, что касается несчастных случаев, увольнения и инструктажей по ОТ, работники должны подписывать самостоятельно, вручную. Это, конечно, усложнит работу кадровых служб предприятий с разветвлённой структурой подразделений. 

Можно, безусловно, сослаться на то, что письмо Минтруда — это всего лишь ответ на частный вопрос, о чём оно традиционно уведомляет в конце каждого своего письма. Но в реальной жизни такие документы министерства также становится руководством к действию при проверках. Об этом важно помнить.

(см. письмо Минтруда России от 12.01.2023 г. № 14-6/ООГ-97)