Докладная записка в Вашей работе

Трудовое законодательство предусматривает обязательную документальную фиксацию различных фактов трудовой деятельности. Один из обязательных во многих ситуациях документов – докладная записка.

Данный документ составляется в произвольной форме, но с учетом определенных требований по оформлению и содержанию. Прежде всего, это адресат – докладная подается на имя руководителя организации или структурного подразделения. Должностное лицо, которому оно адресована, должно рассмотреть записку и в отдельных случаях предоставить по ней ответ. Сразу отметим, что направить докладную может любой сотрудник организации, вне зависимости от занимаемой должности.

Остальные требования касаются содержания записки и зависят от её вида и цели предоставления. На практике выделяют несколько видов докладных записок, оформляемых специалистами по охране труда:

Отметим, что законодательство не ограничивает круг вопросов, по которым работник может подать докладную записку руководству. В то же время работодатель также не имеет права ограничить темы докладных своим локальным актом.

Практика, в том числе судебная, показывает, что чаще всего должностные записки оформляются по фактам нарушении трудовой дисциплины. В таких ситуациях докладная носит обязательный характер, т.к. её наличие служит основанием для истребования у работника объяснений и последующего привлечения к дисциплинарной ответственности. И здесь очень важно, чтобы документ был составлен правильно, в противном случае наказание может быть признано незаконным.

Например, при нарушениях требований охраны труда в записке указываются данные работника, а также излагаются все обстоятельства нарушения с указанием конкретных положений нормативных документов. Характерной особенностью докладных записок по нарушениям охраны труда является указание на причины, которые привели к этим нарушениям, либо обозначение возможных последствий их совершения.

Допускается использовать в записке приложения, например, фотографии, схемы и т.д. В таком случае в документе обязательно указывается, что он имеет приложение и количество листов.

Докладная в обязательном порядке приобщается к результатам служебной проверки и указывается в распоряжении о применении дисциплинарного наказания. Нередко этот документ включается в состав документов при расследовании несчастных случаев на производстве. Например, когда устанавливаются причины происшествия и выявляется факт, что ранее работник или должностное лицо обращались к руководству с определенным вопросом, отсутствие решения которого и привело к происшествию.

Кстати, это еще одно важное преимущество использования докладных записок в повседневной работе специалиста по охране труда. Работодатели нередко игнорируют устные обращения СОТов по различным аспектам их деятельности, например, принятия мер по выявленным нарушениям требований охраны труда. Поэтому, своевременно направленная руководителю докладная позволяет избежать в дальнейшем множества проблем т.к. специалист по ОТ имеет документальное доказательство, что должностные обязанности им выполнялись надлежащим образом. И как показывает опыт, нередко одна такая докладная полностью исключает даже возможность привлечения к уголовной ответственности по ст. 143 Уголовного кодекса РФ.

Важно помнить, что докладная записка подается руководству в двух экземплярах с обязательной регистрацией в специальном журнале и проставлением отметки о приеме на втором экземпляре. Свой экземпляр работник может хранить любой период времени по своему усмотрению, как правило, этот срок зависит от содержания докладной, а также последующих действий по ней руководства.

Иногда руководители возвращают докладные работнику с нанесенными на них резолюциями. Дальнейшее их использование зависит от характера резолюции. Это может быть распоряжение о подготовке дополнительного документа, например, расчета затрат на предлагаемые мероприятия. В таком случае работник должен подготовить запрашиваемый документ. Резолюция может содержать и отказ по предложениям, изложенным в докладной. Такой ответ следует хранить т.к. он, как и сама записка, служит определенной защитой от возможных обвинений специалиста по охране труда в неисполнении должностных обязанностей.