Неудовлетворительное состояние зданий

Добрый день! Подскажите как оформить документально неудовлетворительное состояние зданий. Ситуация такая, есть на балансе дома "приезжих" это в основном деревянные дома с печным отоплением, куда приезжают студенты на практику (полевые работы) а так же работают наши сотрудники летом (научные) собирая материал. Так вот при осмотре в одном доме обнаружили неполадки с печью, хотим приказом запретить ее использование (в доме 2 печи, одна в хорошем состоянии). Во втором доме беда с потомком который просел в одной половине дома (дом разделен на две половины). Хотим закрыть половину дома официально до ремонта (но когда устраним это по времени не известно). Как оформить все это дело? Актом технического осмотра? Нужно основание для создания приказа.