Проверка учета форменной одеждыНеобходимость приобретения бюджетными учреждениями форменной одежды продиктована требованиями законодательных актов РФ, субъектов РФ и местных органов, которые обязывают государственных служащих отдельных ведомств носить форменную одежду при исполнении служебных обязанностей. При проверках органы Росфиннадзора обращают внимание на соблюдение норм выдачи форменной одежды и порядка ее списания. В этой статье вниманию читателей представлены основные ошибки, выявляемые в ходе проверки учета форменной одежды.
Государственные служащие обеспечиваются обмундированием в соответствии с нормами, установленными ведомственными нормативными актами. В частности, работники юстиции, имеющие классные чины, обеспечиваются форменной одеждой в соответствии с Положением, утвержденным Приказом Минюста РФ от 19.12.2001 N 335 (далее - Положение N 335). Судебные приставы обеспечиваются форменной одеждой по нормам, установленным Постановлением Правительства РФ от 09.04.2001 N 280. Правила ношения форменной одежды для государственных инспекторов центрального аппарата и территориальных органов Россельхознадзора утверждены Приказом Минсельхоза РФ, Россельхознадзора от 13.09.2007 N 206. На служащих Роспотребнадзора распространяются положения Приказа Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 31.01.2007 N 23, в соответствии с которыми для них приобретается форменная одежда. Военнослужащие федеральных органов исполнительной власти обеспечиваются обмундированием в порядке, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 22.06.2006 N 390 (далее - Порядок вещевого обеспечения). Судьям, а также работникам судов общей юрисдикции, имеющим классные чины, служебное обмундирование выдается в соответствии с требованиями Инструкции, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 25.01.1999 N 5 (далее - Инструкция N 5).
Данные нормативные акты устанавливают:
- порядок ношения форменной одежды (одежда предоставляется в личное пользование и ее использование возможно как при исполнении служебных обязанностей, так и в нерабочее время, или одежда остается в собственности учреждения и передается сотрудникам для ее использования при исполнении служебных обязанностей);
- перечень должностей работников, имеющих право на ношение форменной одежды и знаков отличия;
- нормы и сроки использования форменной одежды;
- условия выдачи и возврата одежды (отдельные нормативные акты предусматривают при увольнении сотрудников взимать с них в процентном соотношении стоимость форменной одежды, срок носки которой еще не истек);
- источник финансирования приобретения форменной одежды (средства федерального бюджета, бюджета субъекта РФ, местного бюджета).
Все вышеперечисленные требования должны быть соблюдены организацией. Контрольные органы, проверяя целевой характер расходования средств на приобретение предметов обмундирования, а также их учет и сохранность, первоначально изучают нормативный акт, регламентирующий порядок и нормы обеспечения форменной одеждой сотрудников данного учреждения. После этого проверке подлежит:
- соответствие наименований предметов приобретаемого обмундирования наименованиям предметов, предусмотренным нормативным актом;
- бухгалтерский и документальный учет операций по приобретению, выдаче в пользование и хранению форменной одежды;
- соблюдение норм выдачи форменной одежды;
- соблюдение сроков выдачи форменной одежды;
- отражение в учете возврата форменной одежды.
Бухгалтерский и документальный учет форменной одеждыБухгалтерский учет форменной одежды в бюджетных учреждениях должен осуществляться в соответствии с нормами Инструкции N 25н*(1). Согласно п. 65 данного документа она учитывается в составе материальных запасов на счете 105 05 000 "Мягкий инвентарь" в количественном и стоимостном выражении.
Учет форменной одежды у уполномоченного должностного лица может быть организован в целом по всему учреждению либо отдельно по его подразделениям. Для аналитического учета форменной одежды могут быть разработаны специальные формы, утвержденные отдельными ведомственными нормативными актами.
Например, из п. 5.7 Положения N 335 следует, что прибывшее и убывающее имущество отражается уполномоченным должностным лицом в Книге учета инвентарного вещевого имущества (форма N 1-вещ.), ткани, приобретенные для пошива форменной одежды, - в Книге учета вещевого имущества личного пользования и расходных материалов (форма N 2-вещ.). Учет имущества личного пользования, находящегося на складе, ведется в Карточке учета (форма N 5-вещ.).
В книгах и карточках учета на первое число отчетной даты, а также при инвентаризации и передаче должности материально ответственными лицами выводятся остатки форменной одежды. Периодически (но не реже раза в квартал) производится сверка данных бухгалтерского и складского учета. При этом делаются соответствующие отметки в книгах (карточках) учета, наличие которых проверяется контрольными органами.
В ряде случаев закупка форменной одежды производится главным распорядителем и затем в рамках централизованного снабжения доводится до подведомственных учреждений. В частности, это характерно для органов и учреждений Минюста. Отпуск форменной одежды со склада департамента материально-технического обеспечения оформляется разнарядкой и нарядами, утверждаемыми данным департаментом. А отпуск форменной одежды со склада хозяйственного подразделения территориального органа Минюста оформляется требованиями-накладными, выписываемыми ответственными должностными лицами в двух экземплярах (п. 5.21 Положения N 335). На оформление этих документов контрольные органы также обращают внимание.
Выдача форменной одежды в эксплуатацию производится на основании (п. 58 Инструкции N 25н):
- Требования-накладной (ф. 0315006);
- Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (при большом объеме выдачи форменной одежды).
Также на каждого сотрудника, получающего форменную одежду, материально ответственным лицом заполняется карточка. Ее форма, как правило, приводится в ведомственном нормативном акте. Например, в приложении 5 к Инструкции N 5 приведена форма карточки учета служебного обмундирования. К ней прилагается форма обязательства о том, что в случае увольнения лица, получившего обмундирование (судьи, работники судов общей юрисдикции, имеющих классные чины), он обязуется выплатить стоимость полученного служебного обмундирования пропорционально оставшемуся сроку носки. Составлять обязательство необходимо, поскольку в случае его отсутствия при увольнении сотрудника с него нельзя будет потребовать возместить стоимость обмундирования пропорционально оставшемуся сроку носки.
Поскольку в Инструкции N 25н не приведена корреспонденция счетов по отражению операций по возмещению увольняющимися сотрудниками стоимости числящегося за ними обмундирования, срок носки которого еще не истек, предлагаем для отражения данных операций обратиться к рекомендациям Минфина, изложенным в Письме от 26.10.2006 N 02-14-10а/2851. В нем финансисты разъясняют порядок отражения в бухгалтерском учете возмещения стоимости междугородних переговоров, произведенных сотрудниками со служебных телефонов. Мы считаем возможным использовать корреспонденцию счетов, приведенную в письме, поскольку характер операций, рассматриваемых в нем, аналогичен характеру операций по возмещению стоимости обмундирования, срок носки которого еще не истек.
Таким образом, исходя из данного письма корреспонденция счетов будет следующей:
- внесение сотрудником в кассу учреждения части суммы возмещения стоимости форменного обмундирования, срок носки которого еще не истек (на основании расчета, произведенного бухгалтером учреждения и заверенного его подписью):
Дебет счета 1 201 04 510 "Поступление в кассу"
Кредит счета 1 401 01 272 "Расходование материальных запасов"
- сдача поступивших денежных средств из кассы учреждения для зачисления их на лицевой счет:
Дебет счета 1 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"
Кредит счета 1 201 04 610 "Выбытия из кассы"
- зачислены денежные средства на лицевой счет учреждения:
Дебет счета 1 304 05 340 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов"
Кредит счета 1 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"
Списание с учета вещевого имущества производится на основании Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Акт составляется материально ответственным лицом и подписывается членами комиссии, назначаемой руководителем учреждения. Указанный документ оформляется в двух экземплярах - первый сдается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица (работника склада).
Одновременно вещевое имущество личного пользования списывается с карточек учета.
Стоимость вещевого имущества как одного из видов объектов материальных запасов списывается по фактической стоимости каждой единицы (п. 55 Инструкции N 25н).
Типичной ошибкой, выявляемой при проверке учета обмундирования, является его списание со счетов бухгалтерского учета в момент выдачи в эксплуатацию.
Согласно требованиям п. 59 Инструкции N 25н форменную одежду как мягкий инвентарь следует списывать, когда истечет установленный срок носки и объект будет непригоден к дальнейшему использованию, либо сотрудник будет уволен. Передача обмундирования со склада (со склада вещевой службы) служащим должна оформляться как операция по перемещению объекта внутри учреждения от одного материально ответственного лица (кладовщика) к другому (служащему для носки) и отражаться бухгалтерской записью:
Дебет счета 1 105 05 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря"
Кредит счета 1 105 05 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря"
Для разделения в учете имущества, выданного в эксплуатацию и находящегося на вещевом складе, можно ввести аналитику к счету 105 05 340. Использование аналитики допустимо в соответствии с п. 9 Приказа N 25н.
Рассмотрим на примере, какими бухгалтерскими записями следует оформить приобретение, выдачу в эксплуатацию и списание форменной одежды.
Пример.Уполномоченное должностное лицо территориального органа Минюста (Соколова А. Е.) в мае 2008 г. получило со склада департамента материально-технического отдела Минюста форменную одежду:
- пальто зимнее шерстяное с воротником съемным меховым стоимостью 3 000 руб. (в том числе НДС - 457,63 руб.) в количестве 10 шт.;
- плащ демисезонный с утепленной съемной подстежкой стоимостью 2 200 руб. (в том числе НДС - 335,59 руб.) в количестве 10 шт.
В этом же месяце данные предметы форменной одежды были выданы работникам территориального органа Минюста. По истечении срока носки пальто и плащи пришли в негодность и были списаны с учета путем составления акта.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:
┌─────────────────────────────────────────┬───────────────┬────────────────────────────┬───────────┐
│ Содержание операции │ Дебет │ Кредит │Сумма, руб.│
├─────────────────────────────────────────┼───────────────┼────────────────────────────┼───────────┤
│Поступила на склад территориального│ 1 105 05 340 │1 304 04 340 (м.о.л. депар-│ 52 000 │
│органа Минюста форменная одежда │(Соколова А.Е.)│тамента Минюста) │ │
├─────────────────────────────────────────┼───────────────┼────────────────────────────┼───────────┤
│Выдана форменная одежда в эксплуатацию │ 1 105 05 340 │1 105 05 340 (Соколова А.Е.)│ 52 000 │
│ │ (эксплуатация)│ │ │
├─────────────────────────────────────────┼───────────────┼────────────────────────────┼───────────┤
│Списана форменная одежда, пришедшая в│ 1 401 01 272 │1 105 05 440 (эксплуатация) │ 52 000 │
│негодность │ │ │ │
└─────────────────────────────────────────┴───────────────┴────────────────────────────┴───────────┘
Соблюдение норм выдачи форменной одеждыПри проверке соблюдения норм выдачи форменной одежды учитываются положения нормативных документов, согласно которым производится ее выдача.
Например, Постановлением Правительства РФ от 09.04.2001 N 281 "О форме одежды работников органов юстиции Российской Федерации, имеющих классные чины" регламентированы следующие нормы выдачи форменной одежды:
┌────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┬─────────────────────────┐
│ Наименование предмета │Количество предметов на одного человека│ Срок выдачи │
├────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Шапка-ушанка │ 1 шт. │ 4 года │
├────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Фуражка шерстяная │ 1 шт. │ 2 года │
├────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Рубашка │ 2 шт. │ 1 год │
├────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Брюки шерстяные │ 1 шт. │ 1 год │
├────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Пиджак шерстяной │ 1 шт. │ 2 год │
├────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────┼─────────────────────────┤
│Ремень брючный кожаный │ 1 шт. │ 5 лет │
└────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────┴─────────────────────────┘
При проверке контрольные органы запрашивают карточки количественно-суммового учета материальных ценностей, в которых отражается движение выдаваемой форменной одежды. Если в карточках за сотрудником числятся предметы обмундирования в количестве, превышающем установленные нормы (причем срок эксплуатации которых не истек), это является нарушением, которое проверяющие занесут в акт. Наименования предметов приобретаемого обмундирования должны соответствовать нормам положенности, установленным в нормативных актах. Например, если женщинам, имеющим классный чин и работающим в судебной системе общей юрисдикции, в соответствии с нормами Инструкции N 5 не положено выдавать брюки, поскольку их форменная одежда подразумевает юбку, приобретение и выдача брюк будут являться нарушением норм законодательства.
Соблюдение сроков выдачи форменной одеждыСрок носки форменной одежды исчисляется со дня ее фактической выдачи в эксплуатацию, при этом время нахождения предметов форменной одежды на складе не включается в срок их носки (п. 17 Порядка вещевого обеспечения, п. 1.6 Положения N 335). Срок носки сезонной форменной одежды исчисляется за сезон как один год (п. 1.6 Положения N 335, п. 19 Порядка вещевого обеспечения).
При проверке соблюдения сроков выдачи форменной одежды учитывается, что нормативными актами может быть установлен особый порядок обеспечения форменной одеждой работников, а также может быть предусмотрена возможность замены выдачи одежды денежной компенсацией.
Начисление денежной компенсации следует отражать согласно Приказу Минфина РФ от 24.08.2007 N 74н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ" по подстатье 212 "Прочие выплаты". Данная операция в бухгалтерском учете будет сопровождаться следующей записью:
Дебет счета 1 401 01 212 "Расходы по прочим выплатам"
Кредит счета 1 302 02 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим выплатам"
Выдача из кассы денежной компенсации отражается следующим образом:
Дебет счета 1 302 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам"
Кредит счета 1 201 04 610 "Выбытия из кассы"
В соответствии с п. 20 Порядка вещевого обеспечения первичная выдача вещевого имущества производится:
- военнослужащим - при присвоении им первого офицерского воинского звания или воинского звания прапорщика (мичмана) в воинской части, в которой они проходят военную службу, со дня присвоения им указанных воинских званий;
- старшинам, сержантам и солдатам (матросам), курсантам и офицерам, призванным на военную службу в соответствии с указами Президента РФ, - со дня зачисления их в списки личного состава воинской части.
Последующая выдача военнослужащим вещевого имущества производится:
- по истечении срока носки ранее выданных предметов личного вещевого имущества;
- по фактическому износу предметов инвентарного имущества, но не ранее истечения установленного для них срока носки (эксплуатации).
Таким образом, при проверке воинских частей контролирующие органы сверяют данные бухгалтерского учета (оборотная ведомость по счету 105 05 000 "Мягкий инвентарь", требования-накладные на выдачу форменной одежды) со сведениями кадрового отдела (приказы о присвоении званий) и отдела материального обеспечения (карточка учета вещевого имущества).
Выдачу компенсации вместо вещевого имущества, положенного по норме обеспеченности, необходимо оформить заявлением военнослужащего. На заявлении должны быть разрешительная роспись командира воинской части о выдаче денежных средств вместо вещевого имущества и роспись руководителя отдела материального снабжения, подтверждающего, что военнослужащий не получал положенное ему имущество. Размер компенсации не может превышать рыночную стоимость заменяемых предметов вещевого имущества.
В случаях выдачи форменной одежды работникам Минюста после их перевода с одного места службы на другое (из одного территориального органа Минюста в другой) контролирующими органами проверяется наличие вещевого аттестата и приказа руководителя о зачислении лица в списки работников данного органа. Без аттестата форменная одежда работникам органов и учреждений Минюста выдаваться не должна (п. 2.20 Положения N 335).
Возврат форменной одежды на склад учрежденияОтдельными нормативными актами предусмотрены случаи возврата сотрудниками форменной одежды на склад.
Например, согласно п. 25 Порядка вещевого обеспечения одежда возвращается военнослужащим:
- по окончании им службы по призыву;
- при лишении его звания;
- при отчислении из военного образовательного учреждения профессионального образования;
- при вступлении в законную силу приговора суда о назначении военнослужащему наказания в виде лишения свободы условно, а также в связи с вступлением в законную силу приговора суда о лишении его права занимать воинские должности в течение определенного срока;
- в иных случаях.
Таким образом, ревизионные органы, проведя проверку и изучив соответствующие нормативные акты, зафиксируют в акте как нарушение неотражение в бухгалтерском учете учреждения, а также отсутствие на складе форменной одежды, которая должна быть возвращена.
Т. Сильвестрова,
эксперт журнала "Бюджетные учреждения: ревизии и
проверки финансово-хозяйственной деятельности"