В своё время, когда ещё не был введён журнал, после обучения на курсах по "Защите бизнеса" в качестве начальника службы безопасности. данный журнал сами в организации разрабатывали. утверждали у генерального и вводили в эксплуатацию. К этой необходимости нас подтолкнули частые посещения различных "инспекторов". Вот ещё нашёл в своих архивах такую памятку, которую вводили для тех лиц, которые могли контактировать с проверяющими - как им действовать.
Памятка
по действиям должностных лиц при прибытии
инспектирующих органов
1. Сторож-контролёр поста № 1.
При прибытии на КПП государственных служащих сторож-контролёр обязан:
- выяснить у прибывших, какой орган государственной службы они представляют;
- узнать к кому (в какую организацию) они прибыли и цель их прибытия;
- вызвать к себе сторожа-контролёра поста № 2;
- сделать соответствующую запись в «Журнале учёта мероприятий по контролю» (оформляется в соответствии со ст. 8 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)», проверив служебное удостоверение и документ (постановление, приказ, распоряжение) на проверку организации.
В документе (постановление, приказ, распоряжение) проверить соответствие должности, фамилии, имени, отчества с предъявленными служебными удостоверениями, наличие гербовой печати и даты проверки.
В служебном удостоверении сверяется фотография с лицом прибывшего госслужащего и проверяется срок его действия.
И только после произведённой записи в журнале продолжить свои действия:
- сообщить о прибывших госслужащих соответствующему директору организации, начальнику службы безопасности;
- при отсутствии директора организации, проинформировать об этом прибывших госслужащих.
Если госслужащие задают какие-либо вопросы, то разрешается только представиться, т.е. назвать свою должность, фамилию, имя, отчество. На остальные вопросы не отвечать, вежливо переадресовать их с этими вопросами к директору или начальнику службы безопасности.
Без отметки в «Журнале учёта мероприятий по контролю», проход госслужащих на территорию базы ООО «РИК» запрещён. Если проверяющий или руководитель группы проверяющих отказывается расписаться в журнале, этого достаточно, чтобы не допустить его на территорию организации. О возникновении такого инцидента нужно в короткий срок оповестить соответствующий контролирующий орган, в котором работает "отказник". По работникам прокуратуры – отдельные действия.
2. Сторож-контролёр поста № 2.
Получив вызов о прибытии на пост № 1, прибывает и выясняет цель вызова, находясь в готовности:
- сообщить вышеперечисленным должностным лицам организации об обстановке;
- сопровождать госслужащих к должностным лицам организации;
- выполнить поступающие указания начальника службы безопасности.
3. Начальник службы безопасности
Приняв доклад от сторожа-контролёра поста №1 о прибытии госслужащих на КПП, прибывает туда, связывается с тем органом, который указан в удостоверении, и проверяет, работает ли там этот человек, может ли он находиться в данный момент в данном месте.
Не допускает неформального общения сотрудников организации с визитерами
Осуществление всех контактов с представителями контролирующих органов целесообразно вести при включенном диктофоне. Однако о наличии записывающего устройства необходимо предупредить собеседника и проводить запись с его согласия.
До самого окончания проверки внимательно наблюдает за членами комиссии.
4. Работник бухгалтерии.
Налоговики могут проверить только те вопросы и за тот период, которые указаны в документе о проверке (решение, постановление, приказ). Если же они потребуют документы, не относящиеся к проверке или выходящие за рамки проверяемого периода, вы вправе им отказать.
Не отказывайтесь от подписания документа. Это действие не имеет существенного значения для результатов правовой оценки проверки. Проверяющие могут просто сделать надпись, что вы отказались от подписи и все, а сам факт отказа будет не в вашу пользу. Рекомендуется свою подпись в обязательном порядке сопровождать следующими словами: «с актом не согласен» (если у вас есть основания для этого).
5. Всем сотрудникам фирмы, непосредственно не задействованным в проверке (в основном это рядовой персонал и менеджеры среднего и низшего звена), не рекомендуется:
- что-либо показывать или объяснять проверяющим;
- отвечать на вопросы, касающиеся деятельности фирмы, ее руководства и персонала;
- сообщать местонахождение руководства, их домашние и мобильные телефоны и т.п.;
- выполнять указания проверяющих: открывать комнаты, сейфы и т.п.
ОБЩИЕ ПРАВИЛА ПРОВЕРОК
: Каждый контролирующий орган может проверять компанию не чаще одного раза в два года. Продолжительность проверки не должна превышать 30 дней (ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля»).
Частота проверок в теории, казалось бы, определена: каждый контролирующий орган может проводить проверку предприятия не чаще, чем один раз в два года. Но из-под действия данной нормы выведен налоговый, таможенный, валютный, лицензионный, страховой и банковский контроль. Поэтому на практике – при необходимости или по стечению обстоятельств – предприятие может быть «в процессе проверки» постоянно (учитывая, что на обжалование проверок, проведенных с нарушениями, также необходимо значительное время).
Следует знать: Закон предусматривает проведение внеплановых проверок. Их цель – проверить, исправила ли организация нарушения, выявленные в ходе проверки плановой.
С 12 августа 2005 года контролирующие и надзорные органы могут приостанавливать деятельность фирм на срок не более пяти суток. Приостановить деятельность организации на более длительное время (максимум — 90 суток) имеет право теперь только суд.
Изъятие документов: если полиция решило изъять документы или другие предметы, они обязаны составить об этом подробный протокол. На каждом конверте должны стоять подписи минимум двух понятых, а также записи о том, где (в каком помещении) обнаружен предмет и печать. Все подлежащие изъятию документы должны быть перечислены в протоколе с указанием их наименований и количества. Отступление от этих правил – грубое нарушение закона
Визит участкового
Один раз в три месяца он обязан проверять, насколько хорошо охраняются офисные и складские помещения фирмы. Если имущество, по мнению инспектора, недостаточно защищено, он сообщит об этом своему руководству. Начальник РОВД издает представление об устранении недостатков и установит для этого срок. На эти замечания, конечно, можно не обращать внимания. Но если в результате слабой охраны имущество фирмы пострадает, ее директора могут оштрафовать согласно ст. 19.6 Кодекса об административных правонарушениях.
Следует знать: не впустить участкового на территорию фирмы нельзя. Это называется «препятствовать выполнению служебных обязанностей». За такие действия суд может оштрафовать на сумму 5–10 МРОТ или вынести постановление об аресте на срок до пятнадцати суток. Чтобы избежать необоснованно частых проверок, нужно не забывать фиксировать даты и время посещений инспектора в журнале учета проверок.
Обратите внимание: просмотр накладных на товар и другой бухгалтерской документации не входит в компетенцию участкового.
Криминальная милиция
Основные положения: в состав криминальной милиции входят уголовный розыск, ФСЭНП и службы, занимающиеся прослушиванием переговоров и скрытым наблюдением за гражданами. Деятельность криминальной милиции регулирует Уголовно-процессуальный кодекс и Закон «Об оперативно-розыскной деятельности». В круг задач входит предотвращение, раскрытие и расследование преступлений.
Компетенция сотрудников угрозыска ограничена раскрытием общеуголовных преступлений (убийства, кражи, разбой и т. п.), и экономической деятельностью фирм они не имеют права интересоваться. Поэтому если сотрудники угрозыска решат изучить хозяйственную деятельность компании, можно вежливо отказаться предоставлять им документы – сказать, что их полномочия на эти вопросы не распространяются.
Обратите внимание: нарушениями в сфере бизнеса занимается ФСЭНП, которая объединила в себе ОБЭП и упраздненную налоговую полицию. Однако полномочия между этими службами также строго разграничены!
Налоговые вопросы находятся только в компетенции ФСЭНП. Сфера интересов ОБЭП – другие экономические преступления (легализация денег, незаконное предпринимательство и т. п.)
НАЛОГОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ
Основные положения: права налоговых органов при проведении проверок отражены в Налоговом Кодексе, Законе «О налоговых органах РФ», ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.02.96 г.), Положении о МНС, утвержденном постановлением Правительства РФ от 30 августа 2002 г. № 649, Кодексе РФ об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ и др.
Обратите внимание:
- проверкой могут быть охвачены только три последних календарных года деятельности;
- запрещается проводить повторные проверки (в течение календарного года) по одним и тем же налогам, подлежащим уплате или уплаченным налогоплательщиком за уже проверенный налоговый период.
РОСПОТРЕБНАДЗОР
Основные положения: Роспотребнадзор – это ревизионная структура, «унаследовавшая» функции Госторгинспекции и Санэпиднадзора, то есть, объединившая санитарных врачей и торговых инспекторов.
Инспектор имеет право провести лабораторное исследование продукции. Для этого изымают, как правило, по одному образцу продаваемых или выпускаемых товаров. Все лабораторные исследования по инициативе Роспотребнадзора проводятся бесплатно. Требовать деньги за эти процедуры инспекторы не имеют права.
Следует знать: проверки качества продукции можно проводить не чаще одного раза в два года. Но если от населения будут поступать жалобы на качество продукции, по каждой жалобе могут назначить внеплановую ревизию. (ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении гос. контроля». Инспекторы обращают внимание на качество обслуживания, соблюдение санитарных норм и правил торговли
ТРУДОВАЯ ИНСПЕКЦИЯ
Основные положения: Трудовая инспекция проверяет документы, регулирующие трудовые отношения и связанные с охраной труда. Их деятельность регулируется инструкциями и положениями Федеральной инспекции труда, которая обязана следить за соблюдением законодательства о труде и регулировать споры между работником и работодателем в досудебном порядке.
Причины проверок: самые распространенные основания для внеплановых проверок – жалоба работника фирмы (в т.ч. бывшего) и нарушения, которые инспекторы труда уже обнаружили на предприятии.
Обратите внимание: около 80% проверок на предприятиях среднего и малого бизнеса в России инициированы бывшими сотрудниками организаций. Ответ на жалобу Рострудинспекция должна дать в течение месяца, поэтому с проверкой на предприятие инспекторы приходят сразу же.
Итак, трудовая инспекция "работает" по двум направлениям: проверяет все документы по трудовым отношениям (можно сказать, по кадровой работе) и связанные с охраной труда. К кадровым документам относятся прежде всего: учредительные документы, коллективный договор, все, что касается оплаты труда (положение о премировании, о надбавках, расчетные листы), правила внутреннего трудового распорядка. Трудовые договоры, штатное расписание (форма N Т-3), табели учета рабочего времени и расчета зарплаты (формы N Т-12 и 13), больничные листы. График отпусков, личные карточки, приказы, трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. К документам связанные с охраной труда относятся: инструкции по охране труда, документы, подтверждающие прохождение работниками обучения, медосмотров, журнала инструктажа по технике безопасности.
ГОСПОЖНАДЗОР
Основные положения: цель государственных инспекторов по пожарному надзору – установить соответствие территорий, зданий предприятия требованиям пожарной безопасности. Поэтому не реже одного раза в два года пожарные проводят плановое обследование компании. Основные права и обязанности Государственной противопожарной службы определяются в ст. 5 ФЗ «О пожарной безопасности»
Внеплановые визиты: достаточно часто пожарные приходят и с внеплановыми визитами. Обычно – проконтролировать, устранены ли ранее выявленные нарушения. Еще одна причина – жалобы граждан. Но это касается в основном фирм, расположенных в жилых домах. Пожарные в первую очередь требуют предъявить приказ о назначении ответственного по пожарной безопасности, инструкции и планы эвакуации, проверяют места для курения. Особый интерес проявляют к средствам пожаротушения.
Проверять имеют право только инспекторы Госпожнадзора и только того округа или района, в котором расположена фирма (следует посмотреть удостоверение проверяющего). У ревизора должно быть распоряжение начальника отдела или управления Госпожнадзора о проведении проверки. Инспектора «с другой территории» или не имеющего соответствующих распоряжений, на предприятие можно не пускать. В ходе проверки инспекторы имеют право осмотреть все помещения фирмы. За неповиновение законному требованию проверяющего директора могут оштрафовать. Инспектор пожарного надзора может проверять любой объект в любое время в присутствии собственника или его представителя.
Представитель пожарного надзора проверяет противопожарное состояние объекта и выполнение ранее рекомендованных противопожарных мероприятий:
- осматривает территорию объекта, оборудование, здания, сооружения (в том числе строящиеся и реконструируемые);
- проверяет подъездные дороги, наличие пожарной техники и ее состояние, исправность автоматических установок пожаротушения, приспособлений пожарной сигнализации, средств связи, надежность функционирования внешнего и внутреннего противопожарного водоснабжения и т.д.
По результатам проверки инспектор составляет документ – предписание – с указанием мер необходимых для устранения нарушений требований пожарной безопасности.
Предписание должно быть обоснованным и ссылаться на нормативные акты. Ни одно из требований, заявленных устно, не является обязательным к выполнению.
Предписание состоит из двух разделов. В первом указываются меры из предыдущего предписания, не принятые в течение установленного срока. Второй раздел содержит перечень новых рекомендаций с указанием сроков их осуществления. Документ подписывается инспектором, проводившим обследование и руководителем предприятия.
Важно помнить:
Получив от инспектора предписание по результатам проверки, проверьте:
- перечислены ли все
выявленные нарушения;
- указана ли норма
законодательства, нарушенная предприятием;
- действует ли эта
норма на сегодняшний день;
- применима ли она к
вашему предприятию;
- установлен ли срок
устранения нарушений.
Если таких данных в предписании нет, требования инспектора будут считаться необоснованными.
Предписание с необоснованными требованиями можно обжаловать в вышестоящем органе или у должностного лица государственного пожарного надзора в течение 10 дней после получения.
ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ
Основные положения: проверяя фирмы и предпринимателей, ФСС руководствуется Методическими рекомендациями от 4 декабря 2003 г. № 134 и 17 марта 2004 г. № 24.
Инспекторы проверяют: как фирма или предприниматель расходуют средства фонда на выплату пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и др.) и приобретение путевок. Контролируют, как организация исчисляет и платит взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Ревизоры проверяют каждую фирму не реже одного раза в три года.
По окончании проверки работники фонда выдают бухгалтеру справку о ее проведении. Затем в течение двух месяцев со дня окончания проверки (либо во время проверки) составляется акт. Страницы акта должны быть пронумерованы, никакие исправления не допускаются. Акт подписывают проверяющие и руководитель фирмы. Если ревизоры выявили нарушения, у директора есть две недели, чтобы представить в отделение фонда свои возражения по акту проверки.
Вне компетенции инспекторов ФСС – проверка исчисления и уплаты единого социального налога, перечисляемого в ФСС: это прерогатива налоговиков.
Налоговый Кодекс различает понятия «выемка» и «изъятие». Так, выемка – это получение копий документов налогоплательщика. А изъятие – принудительное лишение налогоплательщика подлинников документов и предметов, которые имеют отношение к проверке. В любом случае основанием для подобных действий является постановление о производстве выемки. Выемка документов в ночное время – с 22.00 до 6.00 – не допускается (п. 2 ст. 94 НК РФ).
Прокуратура
Основная функция – это надзор за соблюдением законов, в том числе в деятельности юридических лиц. В сферу прокурорского надзора подпадает вся деятельность юридического лица,
т.е. прокуратура может проверять Вас в отношении всего, чего угодно. Это могут быть и приём работников на работу и их увольнение, осуществление лицензионной деятельности (если у Вас такая есть), уплата налогов, аренда государственного и муниципального имущества и т.д.
Процедура проведения проверок отличается процедур проверок иными органами.
Во-первых, не предусмотрено процессуальное оформление начала проверки. Поэтому прокурорский работник, проводящий проверку, не предъявляет Вам никаких постановлений (распоряжений, приказов) о начале проверки. Ваши требования к сотруднику прокуратуры предъявить какое-либо предписание (распоряжение и т.п.) о проведении проверки будут незаконными. Единственное, что Вы можете потребовать у него – это предъявить служебное удостоверение. Ну и, естественно, позвонить прокурору и уточнить, действительно ли проводится проверка, или же имеет место «частная самодеятельность». Во-
Во-вторых, не устанавливаются рамки проводимой проверки.
Если ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении мероприятий государственного контроля (надзора)» обязывает указывать в распоряжении (приказе) предмет проверки и запрещает выходить за его пределы, то на сотрудника прокуратуры данное ограничение не распространяется. Придя к Вам с проверкой по одному вопросу, он может проверить Вас и по другим направлениям. Единственный ограничитель здесь время и желание самого работника прокуратуры.
В-третьих, по результатам проверки не составляется какого-либо акта. Если в ходе проверки у Вас найдут какие-либо нарушение, то Вам внесут либо представление об устранении нарушений закона, либо протест, либо вынесут постановление о возбуждении административного производства, либо вынесут предостережение о недопустимости нарушений закона. Если ничего не найдут, то просто молча удалятся.
В соответствии со ст. 21 ФЗ «О прокуратуре Российской Федерации» прокурор вправе:
- по предъявлении служебного удостоверения беспрепятственно входить на территории и в помещения, занимаемые федеральными министерствами, государственными комитетами, службами и иными федеральными органами исполнительной власти, представительными (законодательными) и исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, органами военного управления, органами контроля, их должностными лицами, а также органами управления и руководителями коммерческих и некоммерческих организаций
- иметь доступ к их документам и материалам, проверять исполнение законов в связи с поступившей в органы прокуратуры информацией о фактах нарушения закона;
- требовать от руководителей и других должностных лиц указанных органов представления необходимых документов, материалов, статистических и иных сведений; выделения специалистов для выяснения возникших вопросов; проведения проверок по поступившим в органы прокуратуры материалам и обращениям, ревизий деятельности подконтрольных или подведомственных им организаций;
- вызывать должностных лиц и граждан для объяснений по поводу нарушений законов.
Прокурор может направить к Вам любую проверяющую организацию от пожарной охраны и Роспотребнадзора до налоговой инспекции.
С Памяткой ознакомлены:
1. _______________________ __________________ ________________
Фамилия и инициалы Подпись Дата
2 _______________________ __________________ ________________
Фамилия и инициалы Подпись Дата
3. _______________________ __________________ ________________
Фамилия и инициалы Подпись Дата
4. _______________________ __________________ ________________
Фамилия и инициалы Подпись Дата
5. _______________________ __________________ ________________
Фамилия и инициалы Подпись Дата
6. _______________________ __________________ ________________
Фамилия и инициалы Подпись Дата
7 _______________________ __________________ ________________
Фамилия и инициалы Подпись Дата
8. _______________________ __________________ ________________
Фамилия и инициалы Подпись Дата