Как подготовится к проверке трудовой инспекции

Сотрудники государственной инспекции труда (ГИТ) в своих действиях руководствуются 353 и 356 статьями Трудового кодекса РФ, Конвенцией Международной организации труда №81 “Об инспекции труда в промышленности и торговле”, принятой в 1947 году. В нашей стране этот документ был ратифицирован в 1998году. Также в основе их работы лежат федеральные законы от 17 июля 1999г №181-ФЗ и от 8 августа 2001 года №134-ФЗ. Еще один документ - это постановление правительства РФ от 28 января 2000 года №78, а так же методические указания о порядке и выдаче предписаний и наложении штрафов, которые были утверждены приказом Рострудинспекции 10 марта 1998г под номером 19. Проверять сотрудники ГИТ будут соблюдение трудового законодательства на предприятии.
Для успешной подготовки к визиту сотрудника ГИТ необходимо сделать 8 шагов. В первую очередь следует проверить состав документов. Трудовую инспекцию заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Из этого следует, что необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.
Кадровые документы - это учредительные документы, коллективный договор, все бумаги, которые связаны с оплатой труда, правила внутреннего трудового распорядка. Также трудовые договоры, штатное расписание, табели учета рабочего времени, табели расчета зарплаты, больничные листы. Помимо этого инспекторы могут заинтересоваться графиком отпусков, личными карточками, приказами, трудовыми книжками, книгами учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Документы по охране труда должны подтверждать факт прохождения работниками обучения, медицинских осмотров. Необходимо привести в порядок журнал инструктажа по ТБ и все инструкции по охране труда.
Следующим шагом будет проверка первичной документации. Зачастую в компаниях документы оформляются в произвольной форме. Но следует помнить о том, что постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” устанавливает форму приказов,личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда.
Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.
Третьим шагом должна стать проверка трудовых договоров, именно этим документам инспекторы уделят особенное внимание. Ознакомится с перечнем существенных условий можно в статье 57 Трудового кодекса РФ.
Затем следует приступить к проверке локальной внутренней документации. К ней относятся коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, .Положение об оплате труда и премировании, Положение о защите персональных данных, Положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.
Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.
Пятый шаг предполагает проверку отпусков. Следует убедится, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что график отпусков должен утверждаться не позднее чем за две недели до окончании календарного года. Обратите внимание не противоречит ли продолжительность отпуска закону.
В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.
Если вы обнаружите на своем предприятии сотрудников, которые не были в отпуске более двух лет, то следует немедленно отправить их отдыхать.
Шестой шаг требует повышенного внимания, так как касается он зарплаты. Инспекторы непременно обратят внимание на то как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать два раза в месяц. В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.
Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.
В случаи, если работнику выплачивают надбавки премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.
Далее необходимо проверить трудовые книжки. Они должны соответствовать утвержденным правительством РФ Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей (постановление от 16 апреля 2003 года № 225). Еще один нормативный акт, на который следует опираться - Инструкция по заполнению трудовых книжек, которая была утверждена Минтруда 10.10.2003 под номером 69.
На последнем этапе подготовки следует проверить договоры о материальной ответственности. Инспекторов заинтересует информация о том, какие должности занимают сотрудники, с которыми организация подписала подобные договора. Следует помнить, что сторож, водитель, бухгалтер и иные ненадлежащие лица не могут быть полностью материально ответственными. Такие требования возможны к руководителю предприятия, его заместителям и главному бухгалтеру. Условия должны оговариваться в трудовом договоре, а не в договоре о полной материальной ответственности.
В заключении отметим, какие последствия можно ожидать от проверки ГИТ. По результатам проверки руководителя предприятия могут привлечь к административной ответственности. Это возможно, если его действия нарушают условия статей 5.27 (часть 1) - 5.34 и 5.44 Кодекса об административных правонарушениях - нарушение требований законов о труде. В этом случаи инспектор обязан составить протокол, в котором указывается кто и на кого вынес, что установили в результате проверки, а также разъяснение по поводу правонарушений. После выносится постановление о назначении административного взыскания. Сумма штрафа от 5 до 50 МРОТ. Если руководитель во время не уплатит штраф, то это грозит визитом судебных приставов.
В случаи, если действия руководителя попадают под статьи 19.4 (часть 1) - 19.7, 5.27 (часть 2), 5.42(части 1,2), то данное дело будет рассматриваться судом. Если нарушена последняя статья, то возможна даже дисквалификация руководителя на три года.
В случаи, если предприятие не выполнит предписания инспекторов, ГИТ будет обращаться в суд, где будет вынесено решение о взыскании с предприятия суммы, которая необходима для ликвидации нарушений.